W obecnej wersji dostępna jest obsługa faktur sprzedaży VAT. W pierwszej zakładce wybieramy podstawowe parametry faktury. Z rozwijanej listy wybieramy linię fakturową, wg której zostanie nadany numer. Wskazujemy cennik z którego pobrane zostaną domyślne ceny do pozycji faktury. Ceny możemy później edytować. Zmiana cen może nastąpić również w wyniku zastosowania rabatów. Przewidziano dwa rodzaje rabatów: rabat ogólny obejmujący każdą pozycję faktury i rabat dodatkowy dla pojedynczej pozycji. Jeśli użyjemy obu typów, udzielony rabat dla każdej pozycji będzie sumą rabatu ogólnego i rabatu dodatkowego. Rodzaj odsetek karnych wybieramy z rozwijanej listy. "Opis zamówienia" to pole, które pojawi się na wydruku faktury i zwykle umieszczamy tam numer i datę zamówienia. Sposób płatności wybieramy z listy a termin można ustalić jako ilość dni od daty wystawienia faktury lub konkretną datę. "Dodatkowe informacje" to pole tekstowe do przekazania kontrahentowi dodatkowych informacji, np. szczegółowa informacja o wykonanej usłudze, informacja o gwarancji itp. Pozycje faktury dodajemy w zakładce "Pozycje faktury" klawiszem INS lub ikoną z znakiem "+". Dane dotyczące wybranej pozycji można edytować tylko w dolnej części ekranu. W przypadku, gdy przedmiotem sprzedaży jest usługa, możemy również edytować nazwę. Numer faktury nadawany jest w momencie zapisania dokumentu. System kontroluje chronologię wystawiania dokumentów i nie pozwoli na wystawienie faktury z datą wcześniejszą niż data ostatniej faktury z wybranej linii fakturowej. Fakturę drukujemy przyciskając ikonę z obrazkiem drukarki. Jeżeli dokument nie był wcześniej zapisany, stanie się to automatycznie. Przy wydruku duplikatu faktury musimy dodatkowo podać datę wystawienia, ponieważ domyślnie proponowana jest data systemowa.
Wraz z wersją 2.1 programu LeftHand Mała księgowość pojawiła się możliwość prawie dowolnej zmiany wyglądu faktury poprzez edycję szablonów.
Szablony faktur znajdują się w katalogu units/invoice/tmpl.
Są to pliki:
head.html
templates.html
foot.html
W przypadku wersji dla Windows nazwy szablonów mają w nazwie przyrostek „_win”.
Poza tymi plikami w katalogu znajdują się jeszcze pliki z przyrostkiem „2”. Są one wykorzystywane przez program w przypadku zaznaczenia opcji „Umieszczaj na wydruku kolumny rabat, oraz cena przed rabatem”.
Szablon jest plikiem napisanym przy pomocy języka HTML, w którym poumieszczane są odpowiednie znaczniki. W trakcie edycji można korzystać z większości standardowych znaczników HTML'a. Arkusze stylów (CSS) nie są obsługiwane.
Każdy z tych trzech plików odpowiada za odrębną część faktury.
W pliku head.html znajduje się szablon nagłówka.
W pliku templates.html znajdują się sekcje:
@line – fragment odpowiadający za wyświetlenie pojedynczej pozycji faktury
@sum – podsumowanie faktury oraz dodatkowe szczegóły
@vat – fragment odpowiadający za wyświetlenie pojedynczej pozycji podsumowania stawki VAT
@underline – podkreślenie pod pozycjami
Plik foot.html służy do „zamknięcia” faktury.
W chwili obecnej wynikowa faktura jest generowana w następujący sposób:
Możliwe jest zatem dowolne modyfikowanie każdej z sekcji, lecz nie można ustalać kolejności ich wyświetlania. Ogólna struktura faktury musi być taka jak przedstawiona na rysunku.
Pamiętać należy że po wygenerowaniu przez program kompletnego dokumentu musi powstać poprawny dokument HTML, czyli wszystkie otwarte znaczniki powinny zostać zamknięte.
Każda sekcja posiada ściśle zdefiniowany zestaw znaczników które zostaną w trakcie generowania faktury zamienione na odpowiadające im wartości:
Head.html
{$logo} – obrazek z logo firmy (wybierany w ustawieniach programu). W chwili obecnej obsługiwane są formaty *.xpm, oraz *.png
{$company_phone_1} – pierwszy telefon firmy.
{$company_phone_2} – drugi telefon firmy.
{$company_fax_1} – pierwszy fax firmy.
{$company_fax_2} – drugi fax firmy.
{$company_email} – email firmy.
{$company_www} – strona www firmy.
{$page_num} – numer bieżącej strony wydruku.
{$doc_kind} – typ dokumentu (np. Faktua VAT, Proforma itd.)
{$doc_number} – numer faktury
{$duplicate_string} – jeśli faktura jest duplikatem w to miejsce zostanie wstawione słowo „Duplikat” wraz z datą wystawienia
{$doc_date} – data wystawienia
{$sale_date} – data sprzedaży
{$company_name} – nazwa firmy
{$company_address} – adres firmy
{$company_tax_id} – NIP firmy
{$contractor_name} – nazwa kontrahenta
{$contractor_address} – adres kontrahenta
{$contractor_tax_id} – NIP kontrahenta
@line
{$nb} – numer kolejny
{$name} – nazwa towaru/usługi
{$count} – liczba sztuk
{$unit} – jednostka
{$netto} – cena netto
{$bonus} – rabat
{$netto_after_bonus} – cena netto po rabacie
{$netto_value} – wartość netto
{$vat_rate} – stawka VAT
{$vat_value} – wartość VAT
{$gross_value} – wartość brutto
@vat
{$netto_value} – wartość netto
{$vat_rate} – stawka VAT
{$vat_value} – wartość VAT
{$gross_value} – wartość brutto
@sum
{$netto_sum} - wartość netto
{$vat_sum} – suma VAT
{$gross_sum} – wartość brutto
{$logo} – obrazek z logo firmy (wybierany w ustawieniach programu). W chwili obecnej obsługiwane są formaty *.xpm, oraz *.png
{$gross_sum_as_words} – wartość słownie
{$payment_type} – rodzaj płatności
{$description} – opis
{$payment_time} – data płatności
{$company_phone_1} – pierwszy telefon firmy.
{$company_phone_2} – drugi telefon firmy.
{$company_fax_1} – pierwszy fax firmy.
{$company_fax_2} – drugi fax firmy.
{$company_email} – email firmy.
{$company_www} – strona www firmy.
{$page_num} – numer bieżącej strony wydruku.
{$bank_account} – numer konta bankowego firmy
{$notes} – uwagi
{$user_name} – imię i nazwisko osoby wystawiającej fakturę
Pozostałe sekcje w chwili obecnej nie obsługują żadnych znaczników.
Wszystkie wymienione znaczniki mogą występować w dokumencie dowolną ilość razy oraz w dowolnej kolejności. Muszą jednak znajdować się w obrębie własnej sekcji.