System
Grupa funkcji administracyjnych
obsługuje ustawienia systemu, zarządza użytkownikami i ich
uprawnieniami, pozwala dokonać rejestracji programu.
Definiujemy tu
podstawowe parametry
dotyczące całego systemu:
Podpisy pod
ikonami –
zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie opisu określającego
funkcję realizowaną przez ikonę. Wraz z pojawieniem się opisu
zwiększa się znacznie jej wielkość. Czasami pasek z dużymi
ikonami nie mieści się na kranie, w tej sytuacji po naciśnięciu
przycisku znajdującego na końcu paska ikon oznaczonego znakiem
[>>]
pojawi się lista pozostałych ikon.
Kiedy poznamy już
dobrze układ i przeznaczenie ikon możemy zrezygnować z
wyświetlania podpisów pod ikonami. W obu sytuacjach po
wskazaniu myszą ikony w dolnej części formatki pojawi się jej
opis i skrót klawiszowy pozwalający uruchomić funkcję
bezpośrednio z klawiatury.
Zapisuj stan
filtrów –
zaznaczenie tej opcji powoduje zapamiętanie przez system wartości
wpisanych do filtrów wyszukiwania. Będą one domyślnie
uwzględnione przy ponownym otwarciu formatki.
Czcionka
systemowa – w
przypadku problemów z wyświetlaniem polskich znaków
możemy dobrać odpowiednią czcionkę używaną przez program.
Ekrany programu są zoptymalizowane do rozmiaru czcionki 10 i
nadmierne zwiększanie rozmiaru może uniemożliwić wyświetlenie
całości napisów.
Styl –
systemy Windows i Linux
posiadają wbudowane style, pozwalające na zmianę szaty graficznej
interfejsu programu. Ilość możliwych do użycia styli zależy od
od konkretnego systemu operacyjnego.
Użyj podziału
stron – Część
formatek zawiera listy danych (np. lista kontrahentów czy
dokumentów) W przypadku bardzo dużej ilości danych zwykle
nie ma potrzeby pobierania i wyświetlania pełnej listy pozycji.
Zaznaczenie opcji powoduje wyświetlenie danych w partiach
(stronach). Ilość pozycji na jednej stronie możemy dowolnie
zdefiniować. Użycie tej opcji jest szczególnie wskazane przy
łączeniu się ze zdalną bazą danych np. poprzez połączenie
internetowe.
Zamykaj przy
zapisywaniu –
zaznaczenie tej opcji powoduje zamknięcie formatki po zapisaniu
edytowanych danych. W przeciwnym przypadku do zamknięcia formatki
musimy użyć ikony zamknij
Zakładka dokumenty sprzedaży
– ustawiamy tu opcje dokumentów sprzedaży.
Zakładka stany magazynowe –
ustawiamy opcje wydruku stanów magazynowych.
Zakładka ustawienia drukarki
fiskalnej – wybieramy model drukarki fiskalnej podłączonej do
komputera, parametry ustawiamy wg zaleceń instrukcji.
Każdy użytkownik
systemu, aby uzyskać
do niego dostęp, musi się wcześniej zalogować, podając swój
login i hasło. Początkowo zdefiniowany jest tylko administrator
systemu, posiadający login admin bez zdefiniowanego hasła. Każdemu
użytkownikowi przypisujemy unikalny login, hasło i zdefiniowaną
wcześniej rolę.
Służy wprowadzeniu
otrzymanego w
czasie rejestracji klucza programu.
Możemy zaimportować
dane z
poprzedniej wersji systemu. Po imporcie nie będziemy mieli już
możliwości edycji zaimportowanych danych. Istotne jest, by przed
dokonaniem importu upewnić się, że wszystkie dane są poprawne.
Rola jest to
zbiór uprawnień do
dokonywania różnych operacji w systemie. Definiowanie ich
powinno podlegać administratorowi systemu. Uaktywnienie określonej
listy praw powoduje, że tylko te elementy systemu będą dostępne
dla użytkownika, któremu przypiszemy tę rolę. Pozostałe
elementy będą niewidoczne lub nieaktywne. Nadawanie i odbieranie
praw polega na przenoszeniu uprawnienia z jednej listy do drugiej za
pomocą kliknięcia na niej myszą.
Opcja ta służy wykonaniu kopii awaryjnej bazy
danych firmy.
Kopię można utworzyć w dowolnym momencie pracy z programem, jednak
zaleca się wykonać ją po zakończeniu pracy z programem przez
wszystkich użytkowników.
Definiujemy tu w
miarę stałe elementy
systemu. Dostęp do nich powinien być w ograniczony do
użytkowników
mających uprawnienia do podejmowania kluczowych decyzji o strukturze
systemu..
Wprowadzone dane
firmy są umieszczane
na wydruku dokumentów i raportów generowanych przez
system. Do wydruku faktury niezbędne są dane o nazwie firmy,
adresie, numerze NIP i numerze konta bankowego. Raporty opatrzone są
w nagłówku nazwą firmy.
Obieg
dokumentów w firmie kończy
się umieszczeniem dokumentu w archiwum, jakim zwykle jest
odpowiednio oznaczony segregator. Może to być archiwum faktur
sprzedaży, dokumentów zakupu, wyciągów bankowych itp.
W systemie można zdefiniować wiele archiwów. Dopóki
nie przyporządkujemy dokumentowi archiwum, posiada on oznaczenie
NOARCH. Numeracja dokumentów jest miesięczna, odrębna dla
każdego archiwum. Ponieważ symbol archiwum jest elementem numeru
dokumentu, zwracamy uwagę na przyjęcie właściwej koncepcji
nadawania symboli. Archiwa dla dokumentów magazynowych
generowane są automatycznie. Symbol takiego archiwum składa się z
symbolu magazynu i rodzaju
dokumentu magazynowego.
Przygotowujemy
listę krajów z
którymi mamy lub spodziewamy się mieć kontakty handlowe. W
przypadku kraju należącego do Unii Europejskiej należy zaznaczyć
opcję Kraj unijny.
W przypadku zbierania danych o kontrahentach
firmy i ich
reprezentantach możemy zapisać dowolną ilość przyporządkowanych
im numerów telefonów. Każdemu numerowi
przyporządkowujemy opis wskazujący jego typ (np. stacjonarny,
komórkowy itp.).
Cechy są systemem segregowaniu i wyszukiwaniu
kontrahentów
według zdefiniowanych wcześniej kryteriów (cech). Logicznie
powiązane ze sobą cechy grupowane są w zdefiniowane wcześniej
rodzaje cech. Rodzaje
cech i należące do nich cechy możemy definiować całkowicie
dowolnie kierując się specyfiką działania firmy. Nowe cechy
dodajemy po wejściu w tryb edycji konkretnego rodzaju cechy.
Drzewko obrazujące strukturę
cech widzimy w dolnej części formatki. Możemy zaznaczyć tu cechy,
które będą domyślnie nadawane nowym kontrahentom
wprowadzonym przez użytkownika. To samo drzewko pojawi nam się przy
przeglądaniu informacji o kontrahencie w zakładce cechy.
Nadawanie i odbieranie cech realizujemy poprzez naznaczenie lub
odznaczenie właściwego kwadracika.
System zbiera informację o historii
kontaktów z
kontrahentami jak i kontaktach planowanych w przyszłości. W
zależności od potrzeb możemy zdefiniować dowolną ilość typów
identyfikujących konkretny kontakt. W przypadku typów
określających kontakty mające odbyć się w przyszłości możemy
zdecydować, czy system ma przypominać o nadejściu terminu
kontaktu.
Dodatkowy wcześniej zdecydowany opis kontaktu
(np. telefoniczny,
e-mail).
Domyślna lista miast.
Definicje sposobu
numeracji faktur
sprzedaży. Możemy zdefiniować nieograniczoną liczbę linii
fakturowych z najróżniejszą konstrukcją struktury
numeracji. Każda linia fakturowa musi być przypisana do odrębnego
archiwum. System archiwów musi być zdefiniowany wcześniej.
Generalnie przyjęte są dwa sposoby numeracji: numeracja ciągła i
numeracja miesięczna, w każdym kolejnym miesiącu od numeru 1.
Wybranie w strukturze numeru faktury numeru miesiąca, powoduje
automatyczne zastosowanie numeracji miesięcznej. Objaśnienia wraz z
przykładami sposobu definiowania numeru znajdują się w zakładce
Linie fakturowe. Projektując strukturę numeru możemy
zobaczyć na formatce numer pierwszej faktury, wygenerowany na
podstawie naszej definicji. Do każdej linii fakturowej
przyporządkowujemy rodzaj dokumentu sprzedaży. „Faktury VAT
proforma” nie są automatycznie wprowadzane do rejestru
dokumentów.
W firmach
prowadzących gospodarkę
magazynową definiujemy istniejące magazyny. Ponieważ symbol
magazynu jest elementem numeracji dokumentów magazynowych (np.
PZ nr 156/MAG01), sugerujemy stosowanie możliwie krótkich
symboli. Zaznaczenie opcji Możliwość sprzedaży z magazynu
pozwala na wystawianie dokumentów WZ do faktur sprzedaży na
towary znajdujące się w tym magazynie. Czasami użyteczne jest
zablokowanie takiej możliwości, np. w przypadku magazynu części
zamiennych lub towarów wybrakowanych. W trakcie definiowania
magazynu należy podać 4 znakowy symbol archiwum dokumentów
magazynowych. W przypadku wygenerowania dokumentów
magazynowych archiwa stworzą się automatycznie
wg schematu: symbol
magazynu/ rodzaj
dokumentu magazynowego, (np.MAG1PZ, MAG1WZ, MAG1MM).
Możemy zdefiniować
dowolną ilość
jednostek miar, służących do opisu towarów lub usług.
Przygotowujemy
listę walut używanych
w programie. W przypadku waluty krajowej należy zaznaczyć opcję
Waluta lokalna.
Definiujemy typ
dokumentów z
jakimi możemy się spotkać prowadząc nasze księgi. W każdej
firmie znajdziemy dokumenty typu faktura VAT, wyciąg bankowy,
paragon itp. Do typu dokumentu
przyporządkowujemy domyślny rejestr VAT i domyślne archiwum. Są
to wartości tylko domyślne i mogą później być dowolnie
zmieniane.
Definiujemy rok
obrotowy i składające
się nań okresy. W przypadku księgi przychodów i rozchodów
rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W przypadku
prowadzenia pełnych ksiąg handlowych początek i koniec roku
obrotowego można definiować dowolnie. Można nadać dowolny symbol
roku obrotowego. Długość roku obrotowego, jeżeli zajdzie taka
potrzeba, możemy skrócić, ale tylko o te okresy, w
których
nie ma wprowadzonych dokumentów.
Domyślnie
zdefiniowane jest kilka
podstawowych rejestrów. W zależności od potrzeb możemy
dodawać nowe. Każdy rejestr musi być określony jako rejestr
sprzedaży lub rejestr zakupu. Ilość
rejestrów powinna być dostosowana do potrzeb prawidłowego
rozliczenia podatku VAT.
Podział
środków
trwałych na grupy można definiować dowolnie. Zwykle podział ten
jest wymuszony przez obowiązek tworzenia sprawozdań wg określonego
prawem wzoru. Według tego podziału tworzone są zestawienia
wartości i umorzenia środków trwałych.
Wpisów do
księgi dokonujemy
poprzez wybranie rodzaju operacji. Każdy rodzaj operacji musi być
przyporządkowany do jednej kolumny w KPIR. System ten służy
bardziej szczegółowemu rozbiciu informacji gromadzonych w
jednej kolumnie księgi. Szczególnie przydatne jest naszym
zdaniem rozbicie informacji z kolumny „pozostałe wydatki” na
bardziej szczegółowy podział kosztów, np. wyodrębnić
możemy koszty czynszu, telefonów, opłat bankowych itp
Grupujemy tu
informacje, których
ilość może rozrastać się w szybkim tempie. Możliwość
dodawania nowych danych przyznana jest wielu użytkownikom.
Zbieramy dane o
wszystkich
kontrahentach firmy. Nie stosujemy podziału na dostawców i
odbiorców. Wymagane minimum informacji to symbol i nazwa. W
przypadku wystawienia faktury sprzedaży dane te muszą być
uzupełnione o adres i NIP kontrahenta. Informacje te znajdą się na
wydruku dokumentu. Zaznaczenie opcji Lista podręczna powoduje
dopisanie do rozwijanej listy symboli kontrahentów, obecnej na
formatkach dokumentów handlowych. Po zaznaczeniu zakładki
Adresy lub Konta bankowe nową pozycję dodajemy
klawiszem [INS] lub przyciskając ikonę z krzyżykiem. W zakładce
Informacje handlowe możemy zdefiniować domyślny rabat i rodzaj
cennika stosowany w przypadku wystawiania kontrahentowi dokumentu
sprzedaży. Zakładka
E- mail/ www
służy zbieraniu informacji o adresach internetowych i telefonach
związanych z kontrahentem. Adresy internetowe i telefony do
konkretnych pracowników kontrahenta zapisujemy przy okazji
wprowadzania i edycji reprezentantów.
Do kontrahenta można można dołączyć dowolną ilość notatek.
Wyszukiwanie
kontrahentów
według różnych kryteriów
– Na formatce z listą kontrahentów znajduje się ikona
szukaj (Ctrl+F) służąca do złożonego wyszukiwania
kontrahentów według różnych kryteriów. Możemy
wybierać według kilku dodanych do listy kryteriów. W
przypadku często używanego zestawu kryteriów możemy go
zapamiętać.
Lista wszelkich
osób z którymi mamy kontakt. Zwykle każdy reprezentant
związany jest z jednym kontrahentem. Czasami jednak zdarza się, że
jedna osoba pełni różne funkcje w kilku firmach. W naszym
systemie zezwalamy, by jedna osoba dołączona była jako
reprezentant do różnych kontrahentów. Możliwa też
jest sytuacja, kiedy reprezentant nie jest przyporządkowany do
żadnego kontrahenta. Informacje jakie zbieramy to numery
telefonów,
adresy poczty elektronicznej ewentualnie adresy stron www. Pozostałe
informacje możemy zapisać w polu notatki.
Lista
kontaktów
użytkowników systemu z klientami. Każdy kontakt zawiera
między innymi informację o firmie, osobie z którą mieliśmy
do czynienia oraz notatkę dotyczącą poruszanych spraw. Kontakty
możemy podzielić na te które miały już miejsce (o statusie
wykonane) oraz na kontakty przyszłe (status umówione lub
planowane). Nieocenione narzędzie pozwalające kontrolować na
bieżąco działalność firmy.
Lista
towarów i usług zawiera
dane domyślne dla dokumentów handlowych. System umożliwia
podanie czterech cen towarów. Ceny te będą użyte jako
domyślne przy wystawianiu faktur sprzedaży. Istotne jest określenie
czy pozycja jest usługą, czy towarem. Opis usługi można edytować
przy wystawianiu faktury, w przypadku towaru możliwość ta jest
zablokowana.
Kod kreskowy –
umożliwia wybór towarów do faktury lub paragonu za
pomocą czytnika kodów kreskowych. Kod najlepiej jest
wprowadzić sczytując go czytnikiem z etykietki.
Symbol
towaru lub usługi
nadajemy indywidualnie wg zasad przyjętych w firmie. Pole symbol
P/N służy do wprowadzenia
symbolu produktu nadanego mu przez producenta. Ponieważ symbol P/N
zwykle umieszczany jest na każdym egzemplarzu towaru ułatwi nam to
identyfikację i wyszukanie pozycji w naszej bazie towarów.
Pole symbol PKWiU
służy wprowadzeniu kodu klasyfikacji statystycznej wyrobu lub
usługi. W przypadku sprzedaży ze stawką podatku VAT niższą niż
podstawowa, symbol ten pojawi się na fakturze.
Ewidencja
środków
trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Umożliwia
tworzenie planu amortyzacji i jego aktualizację w przypadku zmiany
wartości środka trwałego lub parametrów
amortyzacji.
Program pozwala na równoległe generowanie dwóch
planów
amortyzacji o różnych parametrach. Sposób amortyzacji
bilansowej podlega regułom ustalonym przez firmę, reguły
amortyzacji podatkowej zaś określone są w przepisach o podatku
dochodowym. Jeżeli reguły te są różne dla właściwego
obliczenia podstawy podatku dochodowego musimy stosować obydwa
rodzaje amortyzacji równolegle. By uchronić się przed
przypadkową zmianą wartości amortyzacji w już zaksięgowanych
okresach, zalecamy skorzystanie z opcji blokady okresu. Plan
amortyzacji dla zablokowanych okresów nie będzie już
aktualizowany. W przypadku popełnienia jakiegoś błędu możemy
odblokować ostatnio zablokowany okres i dokonać poprawek.
Szczegółowy
plan amortyzacji obejmujący wartość amortyzacji w każdym okresie
aż do jego całkowitego umorzenia generowany jest na podstawie
wcześniej zdefiniowanych parametrów amortyzacji. Sposób
postępowania w przypadku amortyzacji bilansowej i podatkowej jest
taki sam. Parametry planu amortyzacji definiujemy podając w tabelce
roczny procent amortyzacji, współczynnik amortyzacji i okres,
od którego wprowadzone parametry obowiązują. W przypadku
zmiany wartości środka trwałego w wyniku ulepszenia czy
aktualizacji jego wartości, wprowadzamy kolejny zapis definiujący
nowe parametry i okres, od którego będą one obowiązywać.
Po każdej zmianie parametrów przyciskiem [Generuj plan]
tworzymy aktualny plan amortyzacji dla środka trwałego.
Przechowujemy tu
informację o aktualnym miejscu użytkowania środka trwałego i
osobie lub grupie osób odpowiedzialnych za niego. Możliwe
lokalizacje i użytkownicy muszą
być wcześniej zdefiniowane (Definicje->lokalizacje,
Definicje->użytkownicy). W przypadku zmiany lokalizacji lub
użytkownika w odpowiedniej zakładce dodajemy kolejną pozycję z
aktualnymi danymi. Data zmiany pozwala nam w prosty sposób
przejrzeć historię konkretnego środka trwałego.
Miejsce rejestracji
wszystkich
dokumentów oraz tworzenia dokumentów generowanych przez
firmę.
Służy rejestracji
wszelkich
dokumentów wpływających na rozliczenia finansowe. Dokumenty
generowane przez system (faktury VAT sprzedaży) rejestrowane są
automatycznie. Dokumenty otrzymane z zewnątrz musimy wprowadzić
ręcznie.
Po wybraniu opcji
Nowy dokument mamy
przed sobą zakładkę służącą do zapisania ogólnych
informacji o dokumencie. Wybieramy z rozwijanej listy zdefiniowany
wcześniej rodzaj dokumentu, następnie wprowadzamy numer własny
dokumentu. W przypadku dat domyślnie wstawiana jest data systemowa.
Po zmianie daty dokumentu domyślnie zmienia się również
data operacji, ustawiając się na ten sam dzień. Data operacji może
być później zmieniona ręcznie, ale pamiętajmy, że każda
zmiana daty dokumentu zmieni również datę operacji. Z datą,
pod którą planujemy zaksięgować dokument, powiązany jest
numer okresu rozliczeniowego. Kontrahenta wybieramy z rozwijanej
listy zawierającej firmy, z zaznaczoną opcją Lista podręczna.
Możemy też wpisać fragment symbolu kontrahenta, wtedy pełna lista
zostanie przefiltrowana wg wpisanych znaków. Możemy
również
za pomocą ikonki wyświetlić listę wszystkich kontrahentów
i z niej dokonać wyboru.
W polu archiwum
domyślnie pojawia się
opcja NOARCH czyli brak zdefiniowanego archiwum. Po wybraniu archiwum
w którym umieszczony jest dokument i zaznaczeniu opcji Nadaj
symbol w archiwum, zostanie nadany numer. Struktura numeru to
symbol archiwum/numer okresu/kolejny numer w okresie.
Zakładka Kontrola
rachunkowa/Rejestry VAT .W tej zakładce przeprowadzamy
kontrolę rachunkową dokumentu i w przypadku dokumentów
powodujących rozliczenia podatku VAT, wprowadzamy wartości do
odpowiednich rejestrów. W tabelce dotyczącej stawek podatku
VAT wystarczy wpisać jedną z wartości a pozostałe przeliczą się
automatycznie. Wartość dokumentów niezwiązanych z
rozliczeniami VAT wprowadzamy w pozycji Inne. Podsumowanie kalkulacji
kontroli stawek VAT przenosi się automatycznie do pierwszej linii
rejestrów VAT. Rejestr VAT wybieramy z rozwijanej listy. Data
VAT domyślnie pobierana jest z pozycji Data Księgowania i możemy
ją później zmienić. Data VAT decyduje, w jakim okresie
wartości wprowadzone zostaną do rejestru. Możemy wprowadzać dane
do dowolnej liczby rejestrów. W przypadku faktur sprzedaży
wystawianych w systemie, zapisy w rejestrach generowane są
automatycznie.
Zakładka Dekretacja
k.p.i r
pozwala nam wprowadzić wartości do podatkowej księgi przychodów
i rozchodów oraz jeśli zdecydowaliśmy się na bardziej
szczegółowe rozbicie wg typów operacji, umożliwi nam
wykonywanie takich zestawień. Możemy dokonać dowolnej ilości
dekretacji. W KPiR wpisy dotyczące tej samej kolumny księgi zostaną
zsumowane. W polu Opis operacji domyślnie wstawiany jest opis
wybranego rodzaju operacji z pierwszej linijki dekretacji. Opis ten
możemy dowolnie edytować. Do czasu zaksięgowania dokumentu numer
pozycji w księdze nie jest nadany i posiada oznaczenie „-1”.
Zakładka Płatności
–
służy do rejestracji zapłat za dokument. Nową płatność
dodajemy [+]. W przypadku gdy chcemy rozliczyć od razu cały
dokument lub kwotę pozostałą do rozliczenia używamy przycisku
[Rozlicz dokument]. Przycisku tego możemy również użyć do
rozliczenia dokumentów nie związanych z żadnymi płatnościami
(np. wyciągi bankowe, itp.)
Wydruk
dokumentu
– Przycisk [Drukuj dokument] umożliwia wydruk wszystkich danych o
dokumencie lub o wszystkich widocznych dokumentach.
Trzy
statusy
dokumentu:
1. Zapisany – dokument nie wchodzi do zestawień,
można go
edytować.
2. Zatwierdzony - dane z dokumentów wchodzą
do wszystkich
zestawień testowych z opcją „zatwierdzone i zaksięgowane”
Możemy uzyskać tu symulację zestawień i raportów
zawierających dane z dokumentów o statusie zaksięgowany i
zatwierdzony. Dokumentu nie można edytować. W celu edycji należy
użyć przycisku [Odblokuj] [Ctrl+U],dokument otrzymuje status
„zapisany”.
3. Zaksięgowany – zaksięgowanie dokumentu powoduje
ostateczne
wprowadzenie danych do ksiąg i zablokowanie dokumentu do edycji.
Jedynym wyjątkiem jest zakładka [Płatności]
którą można
edytować zawsze.
Faktura
sprzedaży VAT - W
zakładce wybieramy podstawowe parametry faktury. Z rozwijanej listy
wybieramy linię fakturową, wg której zostanie nadany numer.
Wskazujemy cennik z którego pobrane zostaną domyślne ceny do
pozycji faktury. Ceny możemy później edytować. Zmiana cen
może nastąpić również w wyniku zastosowania rabatów.
Przewidziano dwa rodzaje rabatów: rabat ogólny
obejmujący każdą pozycję faktury i rabat dodatkowy dla
pojedynczej pozycji. Jeśli użyjemy obu typów, udzielony
rabat dla każdej pozycji będzie sumą rabatu ogólnego i
rabatu dodatkowego. Rodzaj odsetek karnych wybieramy z rozwijanej
listy. Opis zamówienia to pole, które pojawi się na
wydruku faktury i zwykle umieszczamy tam numer i datę
zamówienia.
Sposób płatności wybieramy z listy a termin można ustalić
jako ilość dni od daty wystawienia faktury lub konkretną datę.
Dodatkowe informacje to pole tekstowe do przekazania kontrahentowi
dodatkowych informacji, np. szczegółowa informacja o
wykonanej usłudze, informacja o gwarancji itp.
Pozycje faktury
dodajemy klawiszem
[INS] lub ikoną z znakiem +. Dane dotyczące wybranej pozycji można
edytować. W przypadku, gdy przedmiotem sprzedaży jest usługa,
możemy również edytować nazwę. Do wczytania pozycji można
również użyć czytnika kodów kreskowych.
Numer faktury
nadawany jest w momencie
zapisania dokumentu. System kontroluje chronologię wystawiania
dokumentów i nie pozwoli na wystawienie faktury z datą
wcześniejszą niż data ostatniej faktury z wybranej linii
fakturowej.
Fakturę drukujemy
przyciskając ikonę
z obrazkiem drukarki. Jeżeli dokument nie był wcześniej zapisany,
stanie się to automatycznie. Przy wydruku duplikatu faktury musimy
dodatkowo podać datę wystawienia, domyślnie proponowana jest data
systemowa.
Faktura
korygująca –
Korektę można wystawić tylko do istniejącej faktury. Przyciskiem
[Korekta do faktury] lub [Ctrl+K] tworzymy nową fakturę korygującą.
W zakładce Faktura korygująca wybieramy
linię fakturową, datę korekty oraz podajemy przyczynę korekty.
Zakładka Korekty podzielona jest na dwie
części. W
górnej
widzimy tabelkę ze wszystkimi pozycjami
korygowanej faktury. Klikając na pozycję którą chcemy
korygować, przenosimy ją do dolnej części. Możemy skorygować
ilość, cenę i stawkę VAT. Wartości sumaryczne korekty program
wyliczy automatycznie.
Faktura proforma
–
jest dokumentem tylko pomocniczym i nie jest automatycznie prowadzana
do rejestru dokumentów. Można ją wykorzystać do wstępnego
przygotowania faktury sprzedaży. Po naciśnięciu przycisku [Pro
forma ->faktura] wchodzimy do edycji już jako faktury sprzedaży.
Wspomaga proces
tworzenia remanentu. Po wybraniu [Nowy] plusikiem lub [Ins] dodajemy
kolejne pozycje towarowe, domyślnie wprowadzana jest bazowa cena
sprzedaży określona w kartotece towarów.
System umożliwia obsługę sprzedaży detalicznej.
Paragony mogą
być drukowane na podłączonej do komputera drukarce fiskalnej.
Model drukarki wybieramy w menu (System -> Ustawienia globalne
-> zakładka ustawienia drukarki fiskalnej). System umożliwia
wybór towarów za pomocą czytnika kodów
kreskowych. Edycję nowego paragonu uaktywniamy przyciskiem [Nowy]
lub [Ctrl+N] z klawiatury. Pojawia się okno edycji paragonu. Jeżeli
dysponujemy czytnikiem kodów kreskowych możemy automatycznie
dodawać pozycje sczytując kod kreskowy z opakowania. Możemy
również wprowadzić kod ręcznie i zatwierdzić klawiszem
[enter]. Odpowiednia pozycja towarowa zostanie wybrana z bazy i
wprowadzona do paragonu. Ceny pobierane są z pozycji Cena bazowa
cennika. Domyślnie wprowadzana ilość towaru wynosi 1. Jeżeli
chcemy zmienić ilość można użyć klawisza [F2] który
przeniesie nas do edycji ilości lub uaktywnić pole ilość za
pomocą myszy. Pozycje można również dodawać przyciskiem
[+] wybierając ją z listy towarów i usług. Po dodaniu
wszystkich pozycji drukujemy paragon przyciskiem [Drukuj]. Po
wydrukowaniu paragon jest już zapamiętany i zablokowany do edycji.
Do paragonu możemy wystawić fakturę VAT- przycisk [Faktura]. W
fakturze uwzględnione są wszystkie pozycje paragonu. Wystawienie
faktury powoduje, że paragon nie będzie uwzględniony w zbiorczym
raporcie dobowym. Na koniec dnia księgujemy wszystkie paragony
tworząc raport dobowy,
przycisk [Rap. Dob.]. Raport dobowy rejestrowany jest w module
rejestracji dokumentów. Zapisy w rejestrach VAT, i dekretacje
do k.p.i r. generowane są automatycznie. Należy pamiętać, że
faktury możemy wystawiać tylko do niezaksięgowanych paragonów.
Dokument przyjęcia
PZ służy do
wprowadzania towarów do magazynu. Jednym dokumentem możemy
wprowadzić towary tylko do jednego magazynu. Pozycje dodajemy
wybierając je z listy towarów. Można wprowadzić ten sam
towar kilkakrotnie z różnymi cenami.
Dokument
Przesunięcia MM umożliwia
przeniesienie towarów z jednego magazynu do drugiego. W
pierwszym kroku tworzymy listę towarów do przeniesienia. Gdy
lista towarów wraz ze specyfikacją ich ilości jest gotowa,
wybieramy strategię przenoszenia towarów i uruchamiamy
funkcję Generuj dokument. Program automatycznie dokonuje
wyceny przenoszonych towarów.
Dokument Wydania WZ
służy do wydania
z magazynu wcześniej zafakturowanych towarów. Wystawiając
dokument musimy zdecydować z którego magazynu będziemy
wydawać towary oraz wybrać fakturę dokumentującą ich sprzedaż.
Przycisk Pobierz pozycje z faktury tworzy nam listę
sprzedanych towarów. Jeśli w magazynie brakuje wymaganej
ilości towaru, wprowadzana jest ilość dostępna, a w kolumnie
Brakuje wyświetlana jest różnica. Przycisk Generuj
dokument dokonuje wyceny wydanych towarów. Do jednej
faktury można wystawić wiele dokumentów WZ.
Możemy tu
przeglądać i drukować
stany magazynowe konkretnych magazynów lub wszystkich razem.
Dostępne tu są również wszystkie raporty generowane przez
system. Mamy też do dyspozycji moduł do generowania deklaracji
podatkowych.
System umożliwia generowanie deklaracji
podatkowych. Każda
deklaracja może zostać zapamiętana pod dowolnie nadaną nazwą.
Sugerujemy nadawanie nazw związanych z okresem rozliczeniowym
którego dotyczy. Deklaracje możemy dodawać na dwa sposoby.
Jeśli tworzymy deklarację po raz pierwszy używamy przycisku
[Nowy] i z listy wybieramy typ deklaracji. Każda zakładka odpowiada
jednej stronie deklaracji. Pole Data wypełnienia jest polem
pomocniczym i nie jest powiązane z datą wprowadzoną na deklaracji.
Pole to musimy na deklaracji wypełnić oddzielnie. Znacznik
[Przeliczaj automatycznie] powoduje, że pola deklaracji które
są wyliczane na podstawie danych z innych pól wypełniane są
automatycznie. W przypadku braku zaznaczenia tej opcji wartości nie
są wyliczane, możemy wprowadzić je ręcznie. Nową deklarację
można też utworzyć na podstawie już istniejącej.
Podświetlamy właściwą deklarację na liście i przyciskamy
przycisk [Utwórz na podstawie]. Utworzona zostanie nowa
deklaracja zawierająca wszystkie dane z poprzedniej.
Zestawienie rejestrów VAT –
Podsumowanie
zapisów
w rejestrach VAT za wybrany okres. Na podstawie tego raportu
wypełniamy deklarację VAT.
Zapisy w rejestrach VAT – Lista
zapisów w
rejestrach VAT. Możemy wybrać rejestry dla których chcemy
zrobić wydruk.
Dekretacje do rejestrów VAT –
Wydruk pomocniczy
pokazujący, jak wprowadzano do rejestrów VAT dokumenty z
danego archiwum.
Wydruk księgi przychodów i
rozchodów za
określony miesiąc, w sytuacji gdy robimy wydruk próbny
obejmujący również dokumenty tylko zatwierdzone, nie będą
one miały nadanych numerów w księdze.
Podsumowanie miesięczne księgi podatkowej
- Podsumowanie
kolumn księgi podatkowej za określony okres. Obejmuje
podsumowanie za poprzednie okresy, za bieżący okres oraz
narastająco na koniec bieżącego okresu.
Podsumowanie miesięczne wg rodzaju operacji
–
Podsumowanie wg rodzaju operacji.
Obejmuje podsumowanie za poprzednie okresy, za bieżący okres oraz
narastająco na koniec bieżącego okresu.
Możemy tu przeglądać i drukować raporty
dotyczące stanów
magazynowych. Możemy przeglądać stany pojedynczych magazynów
lub wszystkich razem. Możemy też wydrukować stan magazynu na
konkretny dzień.
Rejestracja
programu umożliwia dostęp
do uaktualnień programu, oraz
innych udogodnień dostępnych dla użytkowników serwisu
Lefthand. Każdy zainstalowany program jest legalny dopiero po
dokonaniu jego rejestracji.
Aby dokonać
rejestracji należy pobrać na naszej stronie odpowiedni dla posiadanego
przez nas programu klucz. System www pozwoli na pobranie klucza tylko
dla posiadanego przez użytkownika typu programu.
Przed rejestracją
najpierw należy
założyć konto w serwisie Lefthand. W tym celu:
1. przechodzimy do
strony
http://www.lefthand.com.pl,
2. podajemy nasze
dane umożliwiające
rozpoznanie nas w systemie,
3. wybieramy nazwę
użytkownika oraz
hasło,
4. zaznaczmy opcje
dotyczące
przesyłania materiałów informacyjnych i reklamowych.
Po utworzeniu konta
możemy się
zalogować wpisując nazwę użytkownika oraz hasło, dzięki temu
będziemy mieli dostęp do dodatkowych opcji w serwisie Lefthand:
licencje, informacje, pobierz uaktualnienia.
W celu
zarejestrowania naszego programu
wybieramy opcje Zarejestruj program z menu System.
W okienko wpisujemy
klucz, który
otrzymaliśmy w serwisie Lefthand.
<>Przy pobieraniu
uaktualnień należy
pamiętać, że będą one działać tylko z tymi wersjami programu,
które zostały zarejestrowane.