Grupy kont

Ponieważ grupowanie kont według symboli nie zawsze odzwierciedla ich miejsce w bilansie, dla zwiększenia przejrzystości zestawień możemy segregować konta według dodatkowych grup. Przykładowy dodatkowy podział na grupy kont to: aktywa, pasywa, rachunek wyników.



Plan kont

Konta księgowe służą zbieraniu informacji o majątku firmy i źródłach jego finansowania. Poziom szczegółowości informacji determinowany jest poprzez zakres informacji potrzebnych do sporządzenia sprawozdań wymaganych przez obowiązujące regulacje prawne, jak i wewnętrzne potrzeby firmy. W celu pogrupowania informacji tworzymy strukturę kont księgowych. Pierwszy poziom kont zwany kontami syntetycznymi gromadzi informację z kont niższych poziomów zwanych kontami analitycznymi. Ponieważ wartość majątku firmy (aktywa) musi być równa wartości źródeł jego finansowania (pasywa) obydwie wartości muszą się bilansować. Suma zapisów na kontach po stronie Wn musi być równa sumie zapisów po stronie Ma. Konsekwencją tej strategii jest konieczność bilansowania zapisów związanych z pojedynczym dokumentem księgowym. Suma dekretacji na kontach po stronie Wn musi równać się sumie zapisów po stronie Ma. System wymusza taką zgodność nie pozwalając zapisać niezbilansowanego dokumentu. Majątek firmy i odpowiadające mu źródła finansowania podlegają ciągłym zmianom, salda kont pokazują nam aktualną ich wartość .Równie ważne jest dla nas uzyskanie informacji, jakie konkretne pozycje składają się na tę wartość. W przypadku dużej ilości zapisów po obu stronach konta uzyskanie tych informacji wcale nie jest łatwe. Nie rozliczone aktywne pozycje bilansowe śledzimy za pomocą systemu rozrachunków.

Zapisy na koncie mogą znajdować się w 4 stanach (wykluczających się).

  1. kwota tworząca nowy rozrachunek

  2. kwota jedna lub wiele, rozliczające utworzony wcześniej rozrachunek

  3. kwota nie związana z żadnym rozrachunkiem

  4. część kwoty rozlicza rozrachunek.

Brak powiązania z żadnym rozrachunkiem jest stanem niepożądanym i oznacza, że nie potrafimy właściwie zidentyfikować tej kwoty.

Rozrachunki prowadzimy przede wszystkim dla kont ewidencjonujących rozrachunki z kontrahentami, rozliczających zakupy towarów itp.



Konta księgowe

Symbol konta

Symbole kont na różnych poziomach oddzielone są znakiem kreski [-]

Maksymalna długość symbolu konta wynosi 20 znaków, wliczając w to kreski oddzielające symbole na różnych poziomach konta. Ponieważ 5 znaków zarezerwowane jest dla numeru automatycznie dodawanego numeru kontrahenta, samodzielnie możemy użyć 15 znaków. Maksymalna długość symbolu dla pojedynczego poziomu to 10 znaków.

Nazwa konta

Nazwa skrócona – skrót nazwy pełnej konta. Nazwa skrócona stanowi element nazwy złożonej składającej się z nazw skróconych kont wyższych poziomów i nazwy pełnej bieżącego konta.

Nazwa pełna – nazwa konkretnego konta.

Nazwa złożona – opis konta składający się z nazw skróconych kont wyższych poziomów i nazwy pełnej bieżącego konta.

Zaznaczenie opcji „konto z możliwością księgowania” oznacza, że jest to konto na którym możemy dokonywać zapisów. Do takiego konta nie możemy tworzyć już dalszych poziomów analityki.

Typ konta następnego po tworzonym określa, w jaki sposób dodamy konta analityczne do aktualnie tworzonego. Normalne – dodawane ręcznie oznacza, że konta analityczne mogą być dowolnie definiowane przez użytkownika. Dla kontrahenta - konto niższego poziomu będzie kontem rozliczeniowym kontrahenta.

Dodawanie nowego konta syntetycznego

Nowe konto syntetyczne tworzymy przyciskiem [Nowe syntetyczne] lub z klawiatury [Ctrl+U]. Ponieważ konto syntetyczne nie ma konta wyższego poziomu, lewa część pola symbol jest pusta. W prawej części wprowadzamy symbol konta.

Dodawanie nowego konta analitycznego

Przed dodaniem nowego konta analitycznego musimy wskazać konto do którego ma być ono utworzone. Nowe konto niższego poziomu dodajemy przyciskiem [Nowy] lub [Ctrl+N]. Na formatce w symbolu konta mamy już wprowadzone symbole kont wyższego poziomu. Jeśli dodajemy konta analityczne dla kontrahentów używając ikony [Dodaj konto dla kontrahenta] [Ctrl+L] wystarczy z listy wybrać właściwego kontrahenta, konto zostanie utworzone automatycznie. Symbol analityki klienta to jego numer w systemie.



Przeglądanie zapisów na kontach

Lista zapisów na kontach w przypadku kont analitycznych na których dokonujemy księgowania rozbudowana jest o dodatkowe kolumny związane z ewidencją rozrachunków.

Dla zapisów możemy w górnej części formatki ustawiać filtry dokonujące selekcji zapisów. Pamiętać przy tym należy że obroty i salda konta wyliczane są tylko dla widocznych zapisów.

Przy użyciu funkcji aktywowanych prawym klawiszem myszy możemy tu również definiować i rozliczać rozrachunki.

Przeglądanie obrotów i sald konta

Tabelka obrotów i sald może pokazywać dane w różnym układzie. Obroty w okresach mogą zawierać dane o obrotach w poszczególnych okresach lub narastająco od początku roku.

W przypadku sald mogą to być salda pojedynczego okresu lub narastająco od początku roku. Dodatkowo możemy tu wybrać czy w przypadku kont wyższych poziomów będą wyświetlane salda dwustronne czy jednostronne.





Dekretacja zapisów na kontach

Dekretacji zapisów na kontach dokonujemy w zakładce Dekretacje na kontach. Nową linijkę dekretacji dodajemy przyciskiem [+] lub klawiszem [Ins]. Symbol konta możemy wprowadzić wybierając z rozwijanej listy symboli, wprowadzając ręcznie lub po przyciśnięciu przycisku znajdującego się obok symbolu konta, z planu kont.

Po przyciśnięciu prawego klawisza myszy uzyskujemy dostęp do dodatkowych funkcji. W linijce dekretacji gdy wskaźnik myszy znajduje się nad symbolem konta uzyskujemy przy pomocy prawego klawisza dostęp do funkcji związanych z rozrachunkami, możemy też przywołać listę kont związanych z kontrahentem którego dotyczy dokument.

W przypadku wprowadzania dokumentu w walucie konieczne jest zaznaczenie opcji Kolumny związane z operacjami walutowymi. Pojawią się kolumny pozwalające na wprowadzenie wartości w walucie i kursu waluty. Po wprowadzeniu kursu i kwoty w walucie wartość z w PLN wyliczy się automatycznie.



Środki trwałe

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Umożliwia tworzenie planu amortyzacji i jego aktualizację w przypadku zmiany wartości środka trwałego lub parametrów

amortyzacji. Program pozwala na równoległe generowanie dwóch planów amortyzacji o różnych parametrach. Sposób amortyzacji bilansowej podlega regułom ustalonym przez firmę, reguły amortyzacji podatkowej zaś określone są w przepisach o podatku dochodowym. Jeżeli reguły te są różne dla właściwego obliczenia podstawy podatku dochodowego musimy stosować obydwa rodzaje amortyzacji równolegle. By uchronić się przed przypadkową zmianą wartości amortyzacji w już zaksięgowanych okresach, zalecamy skorzystanie z opcji blokady okresu. Plan amortyzacji dla zablokowanych okresów nie będzie już aktualizowany. W przypadku popełnienia jakiegoś błędu możemy odblokować ostatnio zablokowany okres i dokonać poprawek.

Definiowanie parametrów i planu amortyzacji

Szczegółowy plan amortyzacji obejmujący wartość amortyzacji w każdym okresie aż do jego całkowitego umorzenia generowany jest na podstawie wcześniej zdefiniowanych parametrów amortyzacji. Sposób postępowania w przypadku amortyzacji bilansowej i podatkowej jest taki sam. Parametry planu amortyzacji definiujemy podając w tabelce roczny procent amortyzacji, współczynnik amortyzacji i okres, od którego wprowadzone parametry obowiązują. W przypadku zmiany wartości środka trwałego w wyniku ulepszenia czy aktualizacji jego wartości, wprowadzamy kolejny zapis definiujący nowe parametry i okres, od którego będą one obowiązywać. Po każdej zmianie parametrów przyciskiem [Generuj plan] tworzymy aktualny plan amortyzacji dla środka trwałego.

Lokalizacja i użytkownicy środka trwałego

Przechowujemy tu informację o aktualnym miejscu użytkowania środka trwałego i osobie lub grupie osób odpowiedzialnych za niego. Możliwe lokalizacje i użytkownicy muszą być wcześniej zdefiniowane (Definicje->lokalizacje, Definicje->użytkownicy). W przypadku zmiany lokalizacji lub użytkownika w odpowiedniej zakładce dodajemy kolejną pozycję z aktualnymi danymi. Data zmiany pozwala nam w prosty sposób przejrzeć historię konkretnego środka trwałego.