Wymagania techniczne systemu

W systemach Windows rozsądne minimum to procesor Pentium 200MHz i 128MB pamięci RAM.

W systemach Linux wymagania zależne są od instalowanej dystrybucji. Zwykle należy przyjąć, że minimalne parametry to procesor Pentium 400MHz i 128MB pamięci RAM.

Instalacja programu w systemie Windows

Instalacja jest bardzo prosta i polega na uruchomieniu pliku instalacyjnego. W trakcie instalacji zostanie zainstalowana również baza danych Firebird. Jeżeli mamy zainstalowaną wersję Firebird'a starszą niż 1.5.0, należy ją uprzednio odinstalować. W trakcie instalacji nasz udział ograniczony jest do zatwierdzania kolejnych ekranów.

Instalacja w systemie Linux składa się z dwóch etapów: instalacji bazy danych Firebird i instalacji samego programu.

Instalacja programu w systemie Linux

Program LeftHand Mała Księgowość posiada graficzny instalator, którego zadaniem jest maksymalne uproszczenie procesu instalacji. Po pobraniu pliku instalatora na dysk (zwykle nazywa się on lkmk-x.x.x-linux-installer.bin, gdzie x.x.x jest kolejnym numerem wersji) należy zmienić jego uprawnienia tak, aby była możliwość jego uruchomienia. Można tego dokonać na kilka sposobów:

Po nadaniu odpowiednich praw wystarczy kliknąć na pliku lub z konsoli wykonać polecenie

./lhmk-x.x.x-linux-installer.bin aby uruchomić instalator. Po uruchomieniu proces instalacji przebiega w sposób intuicyjny. Wystarczy podać katalog instalacyjny lub zostawić ścieżkę domyślną (/home/lhmkx.x/), kliknąć „Dalej”, i poczekać na rozpakowanie plików. Następnie otworzy się okno konsoli tekstowej z prośbą o podanie hasła root'a (które jest niezbędne do zainstalowania bazy danych Firebird). Po zainstalowaniu programu w katalogu instalacyjnym pozostaje katalog FB, w którym jest wersja instalacyjna bazy danych. W razie problemów z instalacją bazy można powtórzyć proces ręcznie z konta root'a wybierając plik FB/install.sh. Wraz z wprowadzeniem do programu obsługi wielu firm zmieniony został sposób połączenia z bazą danych. Było to niezbędne do poprawnego zakładania nowych firm. W chwili obecnej jedynym poprawnym formatem ścieżki do bazy danych jest format TCP/IP, czyli format w postaci: numer_ip:sciezka_do_pliku.

Prawa dostępu do plików bazy danych

Instalator zakłada, że program instalowany jest w katalogu domowym użytkownika.

Jako że właścicielem procesu serwera bazy danych jest inny użytkownik , mogą wystąpić problemy z często problem stanowią prawa dostępu do plików bazy danych. Program domyślnie instaluje się w katalogu domyślnym użytkownika, do którego są zwykle ustawione dosyć restrykcyjne prawa (odczyt, zapis i wykonywanie tylko dla właściciela). Wiąże się z tym fakt, że nie jest możliwy dostęp do pliku bazy danych dla serwera. Instalator zakłada, że program zainstalowany jest w katalogu domyślnym, dlatego aby możliwe było bezproblemowe uruchomienie programu dla mniej doświadczonych użytkowników skrypty wykonywane po instalacji MODYFIKUJĄ PRAWA DOSTĘPU DO KATALOGU DOMOWEGO UŻYTKOWNIKA. Ustawiane są prawa do odczytu i wykonywania przez wszystkich użytkowników. Jeśli z jakichś względów użytkownik potrzebuje wyższego poziomu bezpieczeństwa, zalecamy przeniesienie plików z podkatalogu „db/” w inne miejsce w którym ustawienie takich praw będzie możliwe, a następnie modyfikacja ustawień w programie (o tym w dalszej części opisu). Wszystkie katalogi poczynając od katalogu głównego (/) do katalogu w którym znajduje się plik lh.gdb powinny mieć prawa do odczytu i wykonywania przez wszystkich użytkowników. Ostatni katalog jak i same pliki z danymi powinien mieć również prawa do zapisu. Prawa dostępu zmienia się w sposób opisany powyżej.

Pamiętać należy aby przy wprowadzaniu wszelkich ścieżek wprowadzać odpowiednie separatory. W przypadku Linuksa jest to slash (/), natomiast w przypadku Windows jest to backslash (\).

Przenoszenie baz w inne miejsce

Po instalacji programu zalecamy przeniesienie bazy danych w inne odseparowane od katalogu programu miejsce i ustawienie odpowiednich praw do katalogów i ścieżek w programie. Mamy wtedy pewność, że każda kolejna wersja programu będzie korzystać z tych samych baz. Nie będzie konieczne ponowne dodawanie lub importowanie firm z poprzednich wersji programu.

Uruchomienie programu.

Po zainstalowaniu programu na pulpicie (Gnome oraz KDE) pojawi się skrót za pomocą którego możemy uruchomić program. Program można również uruchomić ręcznie wywołując skrypt lhmk.sh znajdujący się w głównym katalogu programu instalacyjnego. Jeśli po uruchomieniu nie pojawiła się plansza z logowaniem i wyborem firmy może to oznaczać jeden z następujących problemów:

  1. Baza danych została zainstalowana niepoprawnie. Należy wtedy przeinstalować bazę danych.

  2. Została ustawiona zła ścieżka dostępu do bazy danych. Ścieżka musi składać się z numeru IP serwera na którym uruchomiona jest baza danych, oraz pełnej ścieżki do bazy danych na serwerze. Od wersji 2.2 głównym plikiem bazy danych programu jest plik lh.gdb. Jest to plik w którym znajdują się dane o firmach obsługiwanych przez system. Ustawiając ścieżkę dostępu do bazy danych należy pamiętać aby ZAWSZE wskazywała na ten plik. W przeciwnym razie program nie będzie działał poprawnie.

  3. Prawa dostępu do pliku z bazą danych są niewystarczające. Należy zmienić prawa dostępu tak aby odczyt i wykonywanie (czyli otwarcie) wszystkich kolejnych katalogów było możliwe. Ostatni katalog (zwykle katalog „/db” oraz plik „lh.gdb” powinien mieć również prawo do zapisu przez wszystkich.

Jeśli wszystkie te warunki zostaną spełnione po uruchomieniu programu powinna ukazać się plansza z logowaniem do programu.

Uruchomienie systemu

Po uruchomieniu systemu na ekranie pojawia się okienko startowe programu. Podstawowa funkcja to logowanie użytkownika do systemu. Początkowo zdefiniowany jest tylko jeden użytkownik posiadający login admin, pole hasło pozostawiamy puste i wciskamy przycisk [OK]. Jeśli pracujemy z kilkoma firmami dokonujemy tu również wyboru firmy. System przystosowany jest do obsługi interfejsu w wielu językach. Z rozwijanej listy wybieramy odpowiadającą nam wersję językową. Ustawiona przy starcie systemu data staje się datą domyślną dla systemu. Pojawi się wszędzie tam gdzie domyślnie wstawiana jest bieżąca data.

Tworzenie bazy danych z nową firmą

Bazę danych z nową firmą tworzymy przyciskiem [+] umieszczonym z prawej strony pola wyboru firmy. Wystarczy wprowadzić ustalony przez nas symbol firmy i baza z nową firmą zostanie utworzona.

Import danych firmy

W sytuacji gdy z posiadamy plik z bazą danych nie utworzony w naszej wersji systemu musimy go zaimportować. Po przyciśnięciu przycisku [Importuj firmę] wybieramy plik z bazą danych importowanej firmy. Nazwa pliku składa się z symbolu firmy i rozszerzenia gdb. Po wybraniu pliku z bazą danych system prosi o nadanie importowanej firmie symbolu.

Tworzenie i przywracanie kopii zapasowych

Kopię zapasową danych firmy najlepiej stworzyć po zakończeniu pracy z systemem na koniec dnia (System-> Utwórz kopię zapasową danych). Nazwa pliku z kopią danych tworzona jest automatycznie i składa się z symbolu firmy, daty i godziny utworzenia oraz rozszerzenia bak. Kopię bazy danych firmy możemy przywrócić przy starcie systemu przyciskiem [Przywróć kopię zapasową]. Z listy dostępnych kopii wybieramy tę którą chcemy przywrócić. Przed przywróceniem danych firmy system na wszelki wypadek dokonuje automatycznie kopię aktualnych danych firmy. W takim przypadku w nazwie pliku dodatkowo pojawia się słowo auto.

Organizacja pracy z systemem

Ważnym krokiem jest zaplanowanie uprawnień dla różnych użytkowników (System–>Role użytkowników). Mając zdefiniowane „role” możemy wprowadzić użytkowników systemu (System–>Użytkownicy). Każdemu z użytkowników przypisana musi być zdefiniowana wcześniej „rola”.

Następnie definiujemy stałe elementy systemu (Definicje). Wprowadzamy podstawowe dane naszej firmy, będą one widoczne na wydrukach raportów i dokumentach emitowanych przez program.

Interfejs programu

Prawie wszystkie operacje w programie możemy wykonać bez użycia myszki, posługując się jedynie klawiaturą. Przedstawiamy Państwu skróty klawiszowe wspólne dla wszystkich okien programu.

Przyciśnięcie klawisza [ALT] wraz z podkreśloną literą menu powoduje rozwiniecie listy, po której poruszamy się za pomocą strzałek. Wciśnięcie klawisza [enter] powoduje uruchomienie wybranej opcji. Wciśnięcie jednocześnie klawisza [Ctrl] i określonej litery stanowi odpowiednik przyciśnięcia ikony na pasku programu. Podajemy listę podstawowych skrótów tego typu, używanych w programie: [Ctrl]+[E] edytuj, [Ctrl]+[N] nowy, [Ctrl]+[D] usuń, [Ctrl]+[R] odśwież, [Ctrl]+[X] zamknij. Klawisz [Ins] powoduje wstawienie nowej pozycji, jest odpowiednikiem ikony oznaczonej znakiem [+]. Klawisz [TAB] powoduje przejście do następnego pola formatki.

Do wyszukiwania informacji w tabelach służą filtry wyszukiwania. Dysponujemy trzema ich rodzajami: filtry określające zakres dat, określające zakres wartości i ograniczające wyświetlane dane do pozycji zawierających określony ciąg znaków.

Opis menu systemu

Przedstawiamy opis pozycji menu systemu.

System

Grupa funkcji administracyjnych. Obsługuje ustawienia systemu, zarządza użytkownikami i ich uprawnieniami, pozwala dokonać rejestracji programu.

Ustawienia globalne

Definiujemy tu podstawowe parametry dotyczące całego systemu:

Podpisy pod ikonami – zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie opisu określającego funkcję realizowaną przez ikonę. Wraz z pojawieniem się opisu zwiększa się znacznie jej wielkość. Czasami pasek z dużymi ikonami nie mieści się na kranie, w tej sytuacji po naciśnięciu przycisku znajdującego na końcu paska ikon oznaczonego znakiem [>>] pojawi się lista pozostałych ikon.

Kiedy poznamy już dobrze układ i przeznaczenie ikon możemy zrezygnować z wyświetlania podpisów pod ikonami. W obu sytuacjach po wskazaniu myszą ikony w dolnej części fomatki pojawi się jej opis i skrót klawiszowy pozwalający uruchomić funkcję bezpośrednio z klawiatury.

Zapisuj stan filtrów – Zaznaczenie tej opcji powoduje zapamiętanie przez system wartości wpisanych do filtrów wyszukiwania. Będą one domyślnie uwzględnione przy ponownym otwarciu formatki.

Czcionka systemowa – w przypadku problemów z wyświetlaniem polskich znaków możemy dobrać odpowiednią czcionkę używaną przez program. Ekrany programu są zoptymalizowane do rozmiaru czcionki 10 i nadmierne zwiększanie rozmiaru może uniemożliwić wyświetlenie całości napisów.

Styl – systemy Windows i Linux posiadają wbudowane style, pozwalające na zmianę szaty graficznej interfejsu programu. Ilość możliwych do użycia styli zależy od od konkretnego systemu operacyjnego.

Użyj podziału stron – Część formatek zawiera listy danych (np. lista kontrahentów czy dokumentów) W przypadku bardzo dużej ilości danych zwykle nie ma potrzeby pobierania i wyświetlania pełnej listy pozycji. Zaznaczenie opcji powoduje wyświetlenie danych w partiach (stronach). Ilość pozycji na jednej stronie możemy dowolnie zdefiniować. Użycie tej opcji jest szczególnie wskazane przy łączeniu się ze zdalną bazą danych np. poprzez połączenie internetowe.

Zamykaj przy zapisywaniu – Zaznaczenie tej opcji powoduje zamknięcie formatki po zapisaniu edytowanych danych. W przeciwnym przypadku do zamknięcia formatki musimy użyć ikony zamknij

Użytkownicy

Każdy użytkownik systemu, aby uzyskać do niego dostęp, musi się wcześniej zalogować, podając swój login i hasło. Początkowo zdefiniowany jest tylko administrator systemu, posiadający login admin bez zdefiniowanego hasła. Każdemu użytkownikowi przypisujemy unikalny login, hasło i zdefiniowaną wcześniej rolę.

Klucz aktywacyjny

Generowany jest klucz aktywacyjny służący do rejestracji programu na internetowej stronie www.lefthand.com.pl. W czasie rejestracji otrzymujemy klucz pozwalający zarejestrować naszą kopię systemu.

Rejestracja programu

Służy wprowadzeniu otrzymanego w czasie rejestracji klucza programu.

Import danych z wersji 1.3.X

Możemy zaimportować dane z poprzedniej wersji systemu. Po imporcie nie będziemy mieli już możliwości edycji zaimportowanych danych. Istotne jest by przed dokonaniem importu upewnić się, że wszystkie dane są poprawne.

Role użytkowników

Rola jest to zbiór uprawnień do dokonywania różnych operacji w systemie. Definiowanie ich powinno podlegać administratorowi systemu. Uaktywnienie określonej listy praw powoduje, że tylko te elementy systemu będą dostępne dla użytkownika, któremu przypiszemy tę rolę. Pozostałe elementy będą niewidoczne lub nieaktywne. Nadawanie i odbieranie praw polega na przenoszeniu uprawnienia z jednej listy do drugiej za pomocą kliknięcia na niej myszą.

Utwórz kopię zapasową danych

Opcja ta służy wykonaniu kopii awaryjnej bazy danych firmy. Kopię można utworzyć w dowolnym momencie pracy z programem, jednak zaleca się wykonać ją po zakończeniu pracy z programem przez wszystkich użytkowników.

Definicje

Definiujemy tu w miarę stałe elementy systemu. Dostęp do nich powinien być w ograniczony do użytkowników mających uprawnienia do podejmowania kluczowych decyzji o strukturze systemu..

Dane firmy

Wprowadzone dane firmy są umieszczane na wydruku dokumentów i raportów generowanych przez system.

Grupy środków trwałych

Podział środków trwałych na grupy można definiować dowolnie. Zwykle podział ten jest wymuszony przez obowiązek tworzenia sprawozdań wg określonego prawem wzoru. Według tego podziału tworzone są zestawienia wartości i umorzenia środków trwałych.

Kartoteki

Środki trwałe

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Umożliwia tworzenie planu amortyzacji i jego aktualizację w przypadku zmiany wartości środka trwałego lub parametrów

amortyzacji. Program pozwala na równoległe generowanie dwóch planów amortyzacji o różnych parametrach. Sposób amortyzacji bilansowej podlega regułom ustalonym przez firmę, reguły amortyzacji podatkowej zaś określone są w przepisach o podatku dochodowym. Jeżeli reguły te są różne dla właściwego obliczenia podstawy podatku dochodowego musimy stosować obydwa rodzaje amortyzacji równolegle. By uchronić się przed przypadkową zmianą wartości amortyzacji w już zaksięgowanych okresach zalecamy skorzystanie z opcji blokady okresu. Plan amortyzacji dla zablokowanych okresów nie będzie już aktualizowany. W przypadku popełnienia jakiegoś błędu możemy odblokować ostatnio zablokowany okres i dokonać poprawek.

Definiowanie parametrów i planu amortyzacji

Szczegółowy plan amortyzacji obejmujący wartość amortyzacji w każdym okresie aż do jego całkowitego umorzenia generowany jest na podstawie wcześniej zdefiniowanych parametrów amortyzacji. Sposób postępowania w przypadku amortyzacji bilansowej i podatkowej jest taki sam. Parametry planu amortyzacji definiujemy podając w tabelce roczny procent amortyzacji, współczynnik amortyzacji i okres od którego wprowadzone parametry obowiązują. W przypadku zmiany wartości środka trwałego w wyniku ulepszenia czy aktualizacji jego wartości wprowadzamy kolejny zapis wprowadzający nowe parametry i okres od którego będą one obowiązywać. Po każdej zmianie parametrów przyciskiem [Generuj plan] tworzymy aktualny plan amortyzacji dla środka trwałego.

Lokalizacja i użytkownicy środka trwałego

Przechowujemy tu informację o aktualnym miejscu użytkowania środka trwałego i osobie lub grupie osób odpowiedzialnych za niego. Możliwe lokalizacje i użytkownicy muszą być wcześniej zdefiniowane (Definicje->lokalizacje, Definicje->użytkownicy). W przypadku zmiany lokalizacji lub użytkownika w odpowiedniej zakładce dodajemy kolejną pozycję z aktualnymi danymi. Data zmiany pozwala nam w prosty sposób przejrzeć historię konkretnego środka trwałego.

Rejestracja programu

Rejestracja programu umożliwia dostęp do uaktualnień programu, oraz innych udogodnień dostępnych dla użytkowników serwisu Lefthand. Każdy zainstalowany program jest legalny dopiero po dokonaniu jego rejestracji.

Dla każdej instalacji programu Lefthand Mała Księgowość generowany jest kod umożliwiający zarejestrowanie programu na stronie http://www.lefthand.com.pl. Kod ten można zobaczyć wybierając opcje (System–>Kod) aktywacyjny (możemy go skopiować przez [Ctrl]+[C]).

Przed rejestracją najpierw należy założyć konto w serwisie Lefthand. W tym celu:

przechodzimy do strony http://www.lefthand.com.pl,

podajemy nasze dane umożliwiające rozpoznanie nasw systemie,

wybieramy nazwę użytkownika oraz hasło,

zaznaczmy opcje dotyczące przesyłania materiałów informacyjnych i reklamowych.

Po utworzeniu konta możemy się zalogować wpisując nazwę użytkownika oraz hasło, dzięki temu będziemy mieli dostęp do dodatkowych opcji w serwisie Lefthand: licencje, informacje, pobierz uaktualnienia.

Wybór opcji Licencje przeniesie nas do strony pokazującej listę zarejestrowanych programów wraz z datami, do kiedy dla każdego z nich możemy pobierać uaktualnienia. Jeśli chcemy dodać nowy program do listy wybieramy opcje Nowa rejestracja. W pojawiające się okienko wpisujemy kod aktywacyjny i naciskamy przycisk Zapisz. Na liście programów pojawi się nowa pozycja zawierająca dane naszego programu odczytane z kodu aktywacyjnego oraz wygenerowany klucz, który umożliwi jego rejestrację.

W celu zarejestrowania naszego programu wybieramy opcje Zarejestruj program z menu System. W okienko wpisujemy klucz, który otrzymaliśmy w serwisie Lefthand. W tym momencie zmieni się treść komunikatu powitalnego w oknie głównym, będzie on nas informował, że jesteśmy użytkownikami zarejestrowanej wersji programu.

Przy pobieraniu uaktualnień należy pamiętać, że będą one działać tylko z tymi wersjami programu, które zostały zarejestrowane.