System
Grupa funkcji administracyjnych
obsługuje ustawienia systemu, zarządza użytkownikami i ich
uprawnieniami, pozwala dokonać rejestracji programu.
Definiujemy tu
podstawowe parametry
dotyczące całego systemu:
Podpisy pod
ikonami –
zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie opisu określającego
funkcję realizowaną przez ikonę. Wraz z pojawieniem się opisu
zwiększa się znacznie jej wielkość. Czasami pasek z dużymi
ikonami nie mieści się na kranie, w tej sytuacji po naciśnięciu
przycisku znajdującego na końcu paska ikon oznaczonego znakiem
[>>]
pojawi się lista pozostałych ikon.
Kiedy poznamy już
dobrze układ i przeznaczenie ikon możemy zrezygnować z
wyświetlania podpisów pod ikonami. W obu sytuacjach po
wskazaniu myszą ikony w dolnej części formatki pojawi się jej
opis i skrót klawiszowy pozwalający uruchomić funkcję
bezpośrednio z klawiatury.
Zapisuj stan
filtrów –
zaznaczenie tej opcji powoduje zapamiętanie przez system wartości
wpisanych do filtrów wyszukiwania. Będą one domyślnie
uwzględnione przy ponownym otwarciu formatki.
Czcionka
systemowa – w
przypadku problemów z wyświetlaniem polskich znaków
możemy dobrać odpowiednią czcionkę używaną przez program.
Ekrany programu są zoptymalizowane do rozmiaru czcionki 10 i
nadmierne zwiększanie rozmiaru może uniemożliwić wyświetlenie
całości napisów.
Styl –
systemy Windows i Linux
posiadają wbudowane style, pozwalające na zmianę szaty graficznej
interfejsu programu. Ilość możliwych do użycia styli zależy od
od konkretnego systemu operacyjnego.
Użyj podziału
stron – Część
formatek zawiera listy danych (np. lista kontrahentów czy
dokumentów) W przypadku bardzo dużej ilości danych zwykle
nie ma potrzeby pobierania i wyświetlania pełnej listy pozycji.
Zaznaczenie opcji powoduje wyświetlenie danych w partiach
(stronach). Ilość pozycji na jednej stronie możemy dowolnie
zdefiniować. Użycie tej opcji jest szczególnie wskazane przy
łączeniu się ze zdalną bazą danych np. poprzez połączenie
internetowe.
Zamykaj przy
zapisywaniu –
zaznaczenie tej opcji powoduje zamknięcie formatki po zapisaniu
edytowanych danych. W przeciwnym przypadku do zamknięcia formatki
musimy użyć ikony zamknij
Każdy użytkownik
systemu, aby uzyskać
do niego dostęp, musi się wcześniej zalogować, podając swój
login i hasło. Początkowo zdefiniowany jest tylko administrator
systemu, posiadający login admin bez zdefiniowanego hasła. Każdemu
użytkownikowi przypisujemy unikalny login, hasło i zdefiniowaną
wcześniej rolę.
Służy wprowadzeniu
otrzymanego w
czasie rejestracji klucza programu.
Rola jest to
zbiór uprawnień do
dokonywania różnych operacji w systemie. Definiowanie ich
powinno podlegać administratorowi systemu. Uaktywnienie określonej
listy praw powoduje, że tylko te elementy systemu będą dostępne
dla użytkownika, któremu przypiszemy tę rolę. Pozostałe
elementy będą niewidoczne lub nieaktywne. Nadawanie i odbieranie
praw polega na przenoszeniu uprawnienia z jednej listy do drugiej za
pomocą kliknięcia na niej myszą.
Opcja ta służy wykonaniu kopii awaryjnej bazy
danych firmy.
Kopię można utworzyć w dowolnym momencie pracy z programem, jednak
zaleca się wykonać ją po zakończeniu pracy z programem przez
wszystkich użytkowników.
Definiujemy tu w
miarę stałe elementy
systemu. Dostęp do nich powinien być w ograniczony do
użytkowników
mających uprawnienia do podejmowania kluczowych decyzji o strukturze
systemu..
Wprowadzone dane
firmy są umieszczane
na wydruku dokumentów i raportów generowanych przez
system. Do wydruku faktury niezbędne są dane o nazwie firmy,
adresie, numerze NIP i numerze konta bankowego. Raporty opatrzone są
w nagłówku nazwą firmy.
Podział
środków
trwałych na grupy można definiować dowolnie. Zwykle podział ten
jest wymuszony przez obowiązek tworzenia sprawozdań wg określonego
prawem wzoru. Według tego podziału tworzone są zestawienia
wartości i umorzenia środków trwałych.
Grupujemy tu
informacje, których
ilość może rozrastać się w szybkim tempie. Możliwość
dodawania nowych danych przyznana jest wielu użytkownikom.
Ewidencja
środków
trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Umożliwia
tworzenie planu amortyzacji i jego aktualizację w przypadku zmiany
wartości środka trwałego lub parametrów
amortyzacji.
Program pozwala na równoległe generowanie dwóch
planów
amortyzacji o różnych parametrach. Sposób amortyzacji
bilansowej podlega regułom ustalonym przez firmę, reguły
amortyzacji podatkowej zaś określone są w przepisach o podatku
dochodowym. Jeżeli reguły te są różne dla właściwego
obliczenia podstawy podatku dochodowego musimy stosować obydwa
rodzaje amortyzacji równolegle. By uchronić się przed
przypadkową zmianą wartości amortyzacji w już zaksięgowanych
okresach, zalecamy skorzystanie z opcji blokady okresu. Plan
amortyzacji dla zablokowanych okresów nie będzie już
aktualizowany. W przypadku popełnienia jakiegoś błędu możemy
odblokować ostatnio zablokowany okres i dokonać poprawek.
Szczegółowy
plan amortyzacji obejmujący wartość amortyzacji w każdym okresie
aż do jego całkowitego umorzenia generowany jest na podstawie
wcześniej zdefiniowanych parametrów amortyzacji. Sposób
postępowania w przypadku amortyzacji bilansowej i podatkowej jest
taki sam. Parametry planu amortyzacji definiujemy podając w tabelce
roczny procent amortyzacji, współczynnik amortyzacji i okres,
od którego wprowadzone parametry obowiązują. W przypadku
zmiany wartości środka trwałego w wyniku ulepszenia czy
aktualizacji jego wartości, wprowadzamy kolejny zapis definiujący
nowe parametry i okres, od którego będą one obowiązywać.
Po każdej zmianie parametrów przyciskiem [Generuj plan]
tworzymy aktualny plan amortyzacji dla środka trwałego.
Przechowujemy tu
informację o aktualnym miejscu użytkowania środka trwałego i
osobie lub grupie osób odpowiedzialnych za niego. Możliwe
lokalizacje i użytkownicy muszą
być wcześniej zdefiniowane (Definicje->lokalizacje,
Definicje->użytkownicy). W przypadku zmiany lokalizacji lub
użytkownika w odpowiedniej zakładce dodajemy kolejną pozycję z
aktualnymi danymi. Data zmiany pozwala nam w prosty sposób
przejrzeć historię konkretnego środka trwałego.
Rejestracja
programu umożliwia dostęp
do uaktualnień programu, oraz
innych udogodnień dostępnych dla użytkowników serwisu
Lefthand. Każdy zainstalowany program jest legalny dopiero po
dokonaniu jego rejestracji.
Aby dokonać
rejestracji należy pobrać na naszej stronie odpowiedni dla posiadanego
przez nas programu klucz. System www pozwoli na pobranie klucza tylko
dla posiadanego przez użytkownika typu programu.
Przed rejestracją
najpierw należy
założyć konto w serwisie Lefthand. W tym celu:
1. przechodzimy do
strony
http://www.lefthand.com.pl,
2. podajemy nasze
dane umożliwiające
rozpoznanie nas w systemie,
3. wybieramy nazwę
użytkownika oraz
hasło,
4. zaznaczmy opcje
dotyczące
przesyłania materiałów informacyjnych i reklamowych.
Po utworzeniu konta
możemy się
zalogować wpisując nazwę użytkownika oraz hasło, dzięki temu
będziemy mieli dostęp do dodatkowych opcji w serwisie Lefthand:
licencje, informacje, pobierz uaktualnienia.
W celu
zarejestrowania naszego programu
wybieramy opcje Zarejestruj program z menu System.
W okienko wpisujemy
klucz, który
otrzymaliśmy w serwisie Lefthand.
<>Przy pobieraniu
uaktualnień należy
pamiętać, że będą one działać tylko z tymi wersjami programu,
które zostały zarejestrowane.