System
Grupa funkcji administracyjnych
obsługuje ustawienia systemu, zarządza użytkownikami i ich
uprawnieniami, pozwala dokonać rejestracji programu.
Definiujemy tu
podstawowe parametry
dotyczące całego systemu:
Podpisy pod
ikonami –
zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie opisu określającego
funkcję realizowaną przez ikonę. Wraz z pojawieniem się opisu
zwiększa się znacznie jej wielkość. Czasami pasek z dużymi
ikonami nie mieści się na kranie, w tej sytuacji po naciśnięciu
przycisku znajdującego na końcu paska ikon oznaczonego znakiem
[>>]
pojawi się lista pozostałych ikon.
Kiedy poznamy już
dobrze układ i przeznaczenie ikon możemy zrezygnować z
wyświetlania podpisów pod ikonami. W obu sytuacjach po
wskazaniu myszą ikony w dolnej części formatki pojawi się jej
opis i skrót klawiszowy pozwalający uruchomić funkcję
bezpośrednio z klawiatury.
Zapisuj stan
filtrów –
zaznaczenie tej opcji powoduje zapamiętanie przez system wartości
wpisanych do filtrów wyszukiwania. Będą one domyślnie
uwzględnione przy ponownym otwarciu formatki.
Czcionka
systemowa – w
przypadku problemów z wyświetlaniem polskich znaków
możemy dobrać odpowiednią czcionkę używaną przez program.
Ekrany programu są zoptymalizowane do rozmiaru czcionki 10 i
nadmierne zwiększanie rozmiaru może uniemożliwić wyświetlenie
całości napisów.
Styl –
systemy Windows i Linux
posiadają wbudowane style, pozwalające na zmianę szaty graficznej
interfejsu programu. Ilość możliwych do użycia styli zależy od
od konkretnego systemu operacyjnego.
Użyj podziału
stron – Część
formatek zawiera listy danych (np. lista kontrahentów czy
dokumentów) W przypadku bardzo dużej ilości danych zwykle
nie ma potrzeby pobierania i wyświetlania pełnej listy pozycji.
Zaznaczenie opcji powoduje wyświetlenie danych w partiach
(stronach). Ilość pozycji na jednej stronie możemy dowolnie
zdefiniować. Użycie tej opcji jest szczególnie wskazane przy
łączeniu się ze zdalną bazą danych np. poprzez połączenie
internetowe.
Zamykaj przy
zapisywaniu –
zaznaczenie tej opcji powoduje zamknięcie formatki po zapisaniu
edytowanych danych. W przeciwnym przypadku do zamknięcia formatki
musimy użyć ikony zamknij
Zakładka dokumenty sprzedaży
– ustawiamy tu opcje dokumentów sprzedaży.
Zakładka stany magazynowe –
ustawiamy opcje wydruku stanów magazynowych.
Zakładka ustawienia drukarki
fiskalnej – wybieramy model drukarki fiskalnej podłączonej do
komputera, parametry ustawiamy wg zaleceń instrukcji.
Każdy użytkownik
systemu, aby uzyskać
do niego dostęp, musi się wcześniej zalogować, podając swój
login i hasło. Początkowo zdefiniowany jest tylko administrator
systemu, posiadający login admin bez zdefiniowanego hasła. Każdemu
użytkownikowi przypisujemy unikalny login, hasło i zdefiniowaną
wcześniej rolę.
Służy wprowadzeniu
otrzymanego w
czasie rejestracji klucza programu.
Możemy zaimportować
dane z
poprzedniej wersji systemu. Po imporcie nie będziemy mieli już
możliwości edycji zaimportowanych danych. Istotne jest, by przed
dokonaniem importu upewnić się, że wszystkie dane są poprawne.
Rola jest to
zbiór uprawnień do
dokonywania różnych operacji w systemie. Definiowanie ich
powinno podlegać administratorowi systemu. Uaktywnienie określonej
listy praw powoduje, że tylko te elementy systemu będą dostępne
dla użytkownika, któremu przypiszemy tę rolę. Pozostałe
elementy będą niewidoczne lub nieaktywne. Nadawanie i odbieranie
praw polega na przenoszeniu uprawnienia z jednej listy do drugiej za
pomocą kliknięcia na niej myszą.
Opcja ta służy wykonaniu kopii awaryjnej bazy
danych firmy.
Kopię można utworzyć w dowolnym momencie pracy z programem, jednak
zaleca się wykonać ją po zakończeniu pracy z programem przez
wszystkich użytkowników.
Definiujemy tu w
miarę stałe elementy
systemu. Dostęp do nich powinien być w ograniczony do
użytkowników
mających uprawnienia do podejmowania kluczowych decyzji o strukturze
systemu..
Wprowadzone dane
firmy są umieszczane
na wydruku dokumentów i raportów generowanych przez
system. Do wydruku faktury niezbędne są dane o nazwie firmy,
adresie, numerze NIP i numerze konta bankowego. Raporty opatrzone są
w nagłówku nazwą firmy.
Przygotowujemy
listę krajów z
którymi mamy lub spodziewamy się mieć kontakty handlowe. W
przypadku kraju należącego do Unii Europejskiej należy zaznaczyć
opcję Kraj unijny.
W przypadku zbierania danych o kontrahentach
firmy i ich
reprezentantach możemy zapisać dowolną ilość przyporządkowanych
im numerów telefonów. Każdemu numerowi
przyporządkowujemy opis wskazujący jego typ (np. stacjonarny,
komórkowy itp.).
Cechy są systemem segregowaniu i wyszukiwaniu
kontrahentów
według zdefiniowanych wcześniej kryteriów (cech). Logicznie
powiązane ze sobą cechy grupowane są w zdefiniowane wcześniej
rodzaje cech. Rodzaje
cech i należące do nich cechy możemy definiować całkowicie
dowolnie kierując się specyfiką działania firmy. Nowe cechy
dodajemy po wejściu w tryb edycji konkretnego rodzaju cechy.
Drzewko obrazujące strukturę
cech widzimy w dolnej części formatki. Możemy zaznaczyć tu cechy,
które będą domyślnie nadawane nowym kontrahentom
wprowadzonym przez użytkownika. To samo drzewko pojawi nam się przy
przeglądaniu informacji o kontrahencie w zakładce cechy.
Nadawanie i odbieranie cech realizujemy poprzez naznaczenie lub
odznaczenie właściwego kwadracika.
System zbiera informację o historii
kontaktów z
kontrahentami jak i kontaktach planowanych w przyszłości. W
zależności od potrzeb możemy zdefiniować dowolną ilość typów
identyfikujących konkretny kontakt. W przypadku typów
określających kontakty mające odbyć się w przyszłości możemy
zdecydować, czy system ma przypominać o nadejściu terminu
kontaktu.
Dodatkowy wcześniej zdecydowany opis kontaktu
(np. telefoniczny,
e-mail).
Domyślna lista miast.
Przygotowujemy
listę walut używanych
w programie. W przypadku waluty krajowej należy zaznaczyć opcję
Waluta lokalna.
Grupujemy tu
informacje, których
ilość może rozrastać się w szybkim tempie. Możliwość
dodawania nowych danych przyznana jest wielu użytkownikom.
Zbieramy dane o
wszystkich
kontrahentach firmy. Nie stosujemy podziału na dostawców i
odbiorców. Wymagane minimum informacji to symbol i nazwa. W
przypadku wystawienia faktury sprzedaży dane te muszą być
uzupełnione o adres i NIP kontrahenta. Informacje te znajdą się na
wydruku dokumentu. Zaznaczenie opcji Lista podręczna powoduje
dopisanie do rozwijanej listy symboli kontrahentów, obecnej na
formatkach dokumentów handlowych. Po zaznaczeniu zakładki
Adresy lub Konta bankowe nową pozycję dodajemy
klawiszem [INS] lub przyciskając ikonę z krzyżykiem. W zakładce
Informacje handlowe możemy zdefiniować domyślny rabat i rodzaj
cennika stosowany w przypadku wystawiania kontrahentowi dokumentu
sprzedaży. Zakładka
E- mail/ www
służy zbieraniu informacji o adresach internetowych i telefonach
związanych z kontrahentem. Adresy internetowe i telefony do
konkretnych pracowników kontrahenta zapisujemy przy okazji
wprowadzania i edycji reprezentantów.
Do kontrahenta można można dołączyć dowolną ilość notatek.
Wyszukiwanie
kontrahentów
według różnych kryteriów
– Na formatce z listą kontrahentów znajduje się ikona
szukaj (Ctrl+F) służąca do złożonego wyszukiwania
kontrahentów według różnych kryteriów. Możemy
wybierać według kilku dodanych do listy kryteriów. W
przypadku często używanego zestawu kryteriów możemy go
zapamiętać.
Lista wszelkich
osób z którymi mamy kontakt. Zwykle każdy reprezentant
związany jest z jednym kontrahentem. Czasami jednak zdarza się, że
jedna osoba pełni różne funkcje w kilku firmach. W naszym
systemie zezwalamy, by jedna osoba dołączona była jako
reprezentant do różnych kontrahentów. Możliwa też
jest sytuacja, kiedy reprezentant nie jest przyporządkowany do
żadnego kontrahenta. Informacje jakie zbieramy to numery
telefonów,
adresy poczty elektronicznej ewentualnie adresy stron www. Pozostałe
informacje możemy zapisać w polu notatki.
Lista
kontaktów
użytkowników systemu z klientami. Każdy kontakt zawiera
między innymi informację o firmie, osobie z którą mieliśmy
do czynienia oraz notatkę dotyczącą poruszanych spraw. Kontakty
możemy podzielić na te które miały już miejsce (o statusie
wykonane) oraz na kontakty przyszłe (status umówione lub
planowane). Nieocenione narzędzie pozwalające kontrolować na
bieżąco działalność firmy.
Rejestracja
programu umożliwia dostęp
do uaktualnień programu, oraz
innych udogodnień dostępnych dla użytkowników serwisu
Lefthand. Każdy zainstalowany program jest legalny dopiero po
dokonaniu jego rejestracji.
Aby dokonać
rejestracji należy pobrać na naszej stronie odpowiedni dla posiadanego
przez nas programu klucz. System www pozwoli na pobranie klucza tylko
dla posiadanego przez użytkownika typu programu.
Przed rejestracją
najpierw należy
założyć konto w serwisie Lefthand. W tym celu:
1. przechodzimy do
strony
http://www.lefthand.com.pl,
2. podajemy nasze
dane umożliwiające
rozpoznanie nas w systemie,
3. wybieramy nazwę
użytkownika oraz
hasło,
4. zaznaczmy opcje
dotyczące
przesyłania materiałów informacyjnych i reklamowych.
Po utworzeniu konta
możemy się
zalogować wpisując nazwę użytkownika oraz hasło, dzięki temu
będziemy mieli dostęp do dodatkowych opcji w serwisie Lefthand:
licencje, informacje, pobierz uaktualnienia.
W celu
zarejestrowania naszego programu
wybieramy opcje Zarejestruj program z menu System.
W okienko wpisujemy
klucz, który
otrzymaliśmy w serwisie Lefthand.
<>Przy pobieraniu
uaktualnień należy
pamiętać, że będą one działać tylko z tymi wersjami programu,
które zostały zarejestrowane.