System

Grupa funkcji administracyjnych obsługuje ustawienia systemu, zarządza użytkownikami i ich uprawnieniami, pozwala dokonać rejestracji programu.

Ustawienia globalne

Definiujemy tu podstawowe parametry dotyczące całego systemu:

Podpisy pod ikonami – zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie opisu określającego funkcję realizowaną przez ikonę. Wraz z pojawieniem się opisu zwiększa się znacznie jej wielkość. Czasami pasek z dużymi ikonami nie mieści się na kranie, w tej sytuacji po naciśnięciu przycisku znajdującego na końcu paska ikon oznaczonego znakiem [>>] pojawi się lista pozostałych ikon.

Kiedy poznamy już dobrze układ i przeznaczenie ikon możemy zrezygnować z wyświetlania podpisów pod ikonami. W obu sytuacjach po wskazaniu myszą ikony w dolnej części formatki pojawi się jej opis i skrót klawiszowy pozwalający uruchomić funkcję bezpośrednio z klawiatury.

Zapisuj stan filtrów – zaznaczenie tej opcji powoduje zapamiętanie przez system wartości wpisanych do filtrów wyszukiwania. Będą one domyślnie uwzględnione przy ponownym otwarciu formatki.

Czcionka systemowa – w przypadku problemów z wyświetlaniem polskich znaków możemy dobrać odpowiednią czcionkę używaną przez program. Ekrany programu są zoptymalizowane do rozmiaru czcionki 10 i nadmierne zwiększanie rozmiaru może uniemożliwić wyświetlenie całości napisów.

Styl – systemy Windows i Linux posiadają wbudowane style, pozwalające na zmianę szaty graficznej interfejsu programu. Ilość możliwych do użycia styli zależy od od konkretnego systemu operacyjnego.

Użyj podziału stron – Część formatek zawiera listy danych (np. lista kontrahentów czy dokumentów) W przypadku bardzo dużej ilości danych zwykle nie ma potrzeby pobierania i wyświetlania pełnej listy pozycji. Zaznaczenie opcji powoduje wyświetlenie danych w partiach (stronach). Ilość pozycji na jednej stronie możemy dowolnie zdefiniować. Użycie tej opcji jest szczególnie wskazane przy łączeniu się ze zdalną bazą danych np. poprzez połączenie internetowe.

Zamykaj przy zapisywaniu – zaznaczenie tej opcji powoduje zamknięcie formatki po zapisaniu edytowanych danych. W przeciwnym przypadku do zamknięcia formatki musimy użyć ikony zamknij

Zakładka ustawienia przeglądarki -ustawiamy tu domyślną przeglądarkę i klienta poczty.
Zakładka towary usługi – definiujemy domyślną jednostkę miary i stawkę podatku VAT.

Zakładka dokumenty sprzedaży – ustawiamy tu opcje dokumentów sprzedaży.

Zakładka stany magazynowe – ustawiamy opcje wydruku stanów magazynowych.

Zakładka rok obrotowy (Pełna Księgowość)– Wybieramy tu aktualny dla systemu rok obrotowy. W zależności od potrzeb możemy dowolnie zmieniać bieżący rok obrotowy. Od wybranego roku zależy plan kont z którym pracujemy, możliwość wprowadzania dokumentów z określoną datą księgowania oraz dane prezentowane przez zestawienia i wydruki.

Zakładka ustawienia drukarki fiskalnej – wybieramy model drukarki fiskalnej podłączonej do komputera, parametry ustawiamy wg zaleceń instrukcji.

Użytkownicy

Każdy użytkownik systemu, aby uzyskać do niego dostęp, musi się wcześniej zalogować, podając swój login i hasło. Początkowo zdefiniowany jest tylko administrator systemu, posiadający login admin bez zdefiniowanego hasła. Każdemu użytkownikowi przypisujemy unikalny login, hasło i zdefiniowaną wcześniej rolę.

Rejestracja programu

Służy wprowadzeniu otrzymanego w czasie rejestracji klucza programu.

Import danych z wersji 1.3.X

Możemy zaimportować dane z poprzedniej wersji systemu. Po imporcie nie będziemy mieli już możliwości edycji zaimportowanych danych. Istotne jest, by przed dokonaniem importu upewnić się, że wszystkie dane są poprawne.

Role użytkowników

Rola jest to zbiór uprawnień do dokonywania różnych operacji w systemie. Definiowanie ich powinno podlegać administratorowi systemu. Uaktywnienie określonej listy praw powoduje, że tylko te elementy systemu będą dostępne dla użytkownika, któremu przypiszemy tę rolę. Pozostałe elementy będą niewidoczne lub nieaktywne. Nadawanie i odbieranie praw polega na przenoszeniu uprawnienia z jednej listy do drugiej za pomocą kliknięcia na niej myszą.

Utwórz kopię zapasową danych

Opcja ta służy wykonaniu kopii awaryjnej bazy danych firmy. Kopię można utworzyć w dowolnym momencie pracy z programem, jednak zaleca się wykonać ją po zakończeniu pracy z programem przez wszystkich użytkowników.

Definicje

Definiujemy tu w miarę stałe elementy systemu. Dostęp do nich powinien być w ograniczony do użytkowników mających uprawnienia do podejmowania kluczowych decyzji o strukturze systemu..

Dane firmy

Wprowadzone dane firmy są umieszczane na wydruku dokumentów i raportów generowanych przez system. Do wydruku faktury niezbędne są dane o nazwie firmy, adresie, numerze NIP i numerze konta bankowego. Raporty opatrzone są w nagłówku nazwą firmy.

Archiwa

Obieg dokumentów w firmie kończy się umieszczeniem dokumentu w archiwum, jakim zwykle jest odpowiednio oznaczony segregator. Może to być archiwum faktur sprzedaży, dokumentów zakupu, wyciągów bankowych itp. W systemie można zdefiniować wiele archiwów. Dopóki nie przyporządkujemy dokumentowi archiwum, posiada on oznaczenie NOARCH. Numeracja dokumentów jest miesięczna, odrębna dla każdego archiwum. Ponieważ symbol archiwum jest elementem numeru dokumentu, zwracamy uwagę na przyjęcie właściwej koncepcji nadawania symboli. Archiwa dla dokumentów magazynowych generowane są automatycznie. Symbol takiego archiwum składa się z symbolu magazynu i rodzaju dokumentu magazynowego.

Kraje

Przygotowujemy listę krajów z którymi mamy lub spodziewamy się mieć kontakty handlowe. W przypadku kraju należącego do Unii Europejskiej należy zaznaczyć opcję Kraj unijny.

Typy numerów telefonów

W przypadku zbierania danych o kontrahentach firmy i ich reprezentantach możemy zapisać dowolną ilość przyporządkowanych im numerów telefonów. Każdemu numerowi przyporządkowujemy opis wskazujący jego typ (np. stacjonarny, komórkowy itp.).

Rodzaje cech

Cechy są systemem segregowaniu i wyszukiwaniu kontrahentów według zdefiniowanych wcześniej kryteriów (cech). Logicznie powiązane ze sobą cechy grupowane są w zdefiniowane wcześniej rodzaje cech. Rodzaje cech i należące do nich cechy możemy definiować całkowicie dowolnie kierując się specyfiką działania firmy. Nowe cechy dodajemy po wejściu w tryb edycji konkretnego rodzaju cechy. Drzewko obrazujące strukturę cech widzimy w dolnej części formatki. Możemy zaznaczyć tu cechy, które będą domyślnie nadawane nowym kontrahentom wprowadzonym przez użytkownika. To samo drzewko pojawi nam się przy przeglądaniu informacji o kontrahencie w zakładce cechy. Nadawanie i odbieranie cech realizujemy poprzez naznaczenie lub odznaczenie właściwego kwadracika.

Typy kontaktów

System zbiera informację o historii kontaktów z kontrahentami jak i kontaktach planowanych w przyszłości. W zależności od potrzeb możemy zdefiniować dowolną ilość typów identyfikujących konkretny kontakt. W przypadku typów określających kontakty mające odbyć się w przyszłości możemy zdecydować, czy system ma przypominać o nadejściu terminu kontaktu.

Rodzaje kontaktów

Dodatkowy wcześniej zdecydowany opis kontaktu (np. telefoniczny, e-mail).

Miasta

Domyślna lista miast.

Linie fakturowe

Definicje sposobu numeracji faktur sprzedaży. Możemy zdefiniować nieograniczoną liczbę linii fakturowych z najróżniejszą konstrukcją struktury numeracji. Każda linia fakturowa musi być przypisana do odrębnego archiwum. System archiwów musi być zdefiniowany wcześniej. Generalnie przyjęte są dwa sposoby numeracji: numeracja ciągła i numeracja miesięczna, w każdym kolejnym miesiącu od numeru 1. Wybranie w strukturze numeru faktury numeru miesiąca, powoduje automatyczne zastosowanie numeracji miesięcznej. Objaśnienia wraz z przykładami sposobu definiowania numeru znajdują się w zakładce Linie fakturowe. Projektując strukturę numeru możemy zobaczyć na formatce numer pierwszej faktury, wygenerowany na podstawie naszej definicji. Do każdej linii fakturowej przyporządkowujemy rodzaj dokumentu sprzedaży. „Faktury VAT proforma” nie są automatycznie wprowadzane do rejestru dokumentów.

Magazyny

W firmach prowadzących gospodarkę magazynową definiujemy istniejące magazyny. Ponieważ symbol magazynu jest elementem numeracji dokumentów magazynowych (np. PZ nr 156/MAG01), sugerujemy stosowanie możliwie krótkich symboli. Zaznaczenie opcji Możliwość sprzedaży z magazynu pozwala na wystawianie dokumentów WZ do faktur sprzedaży na towary znajdujące się w tym magazynie. Czasami użyteczne jest zablokowanie takiej możliwości, np. w przypadku magazynu części zamiennych lub towarów wybrakowanych. W trakcie definiowania magazynu należy podać 4 znakowy symbol archiwum dokumentów magazynowych. W przypadku wygenerowania dokumentów magazynowych archiwa stworzą się automatycznie

wg schematu: symbol magazynu/ rodzaj dokumentu magazynowego, (np.MAG1PZ, MAG1WZ, MAG1MM).

Jednostki miary

Możemy zdefiniować dowolną ilość jednostek miar, służących do opisu towarów lub usług.

Waluty

Przygotowujemy listę walut używanych w programie. W przypadku waluty krajowej należy zaznaczyć opcję Waluta lokalna.

Typy dokumentów

Definiujemy typ dokumentów z jakimi możemy się spotkać prowadząc nasze księgi. W każdej firmie znajdziemy dokumenty typu faktura VAT, wyciąg bankowy, paragon itp. Do typu dokumentu przyporządkowujemy domyślny rejestr VAT i domyślne archiwum. Są to wartości tylko domyślne i mogą później być dowolnie zmieniane.

Lata obrotowe

Definiujemy rok obrotowy i składające się nań okresy. W przypadku księgi przychodów i rozchodów rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W przypadku prowadzenia pełnych ksiąg handlowych początek i koniec roku obrotowego można definiować dowolnie. Można nadać dowolny symbol roku obrotowego. Długość roku obrotowego, jeżeli zajdzie taka potrzeba, możemy skrócić, ale tylko o te okresy, w których nie ma wprowadzonych dokumentów.

Rejestry VAT

Domyślnie zdefiniowane jest kilka podstawowych rejestrów. W zależności od potrzeb możemy dodawać nowe. Każdy rejestr musi być określony jako rejestr sprzedaży lub rejestr zakupu. Ilość rejestrów powinna być dostosowana do potrzeb prawidłowego rozliczenia podatku VAT.

Grupy środków trwałych

Podział środków trwałych na grupy można definiować dowolnie. Zwykle podział ten jest wymuszony przez obowiązek tworzenia sprawozdań wg określonego prawem wzoru. Według tego podziału tworzone są zestawienia wartości i umorzenia środków trwałych.

Rodzaje operacji KPiR

Wpisów do księgi dokonujemy poprzez wybranie rodzaju operacji. Każdy rodzaj operacji musi być przyporządkowany do jednej kolumny w KPIR. System ten służy bardziej szczegółowemu rozbiciu informacji gromadzonych w jednej kolumnie księgi. Szczególnie przydatne jest naszym zdaniem rozbicie informacji z kolumny „pozostałe wydatki” na bardziej szczegółowy podział kosztów, np. wyodrębnić możemy koszty czynszu, telefonów, opłat bankowych itp

Kartoteki

Grupujemy tu informacje, których ilość może rozrastać się w szybkim tempie. Możliwość dodawania nowych danych przyznana jest wielu użytkownikom.

Kontrahenci

Zbieramy dane o wszystkich kontrahentach firmy. Nie stosujemy podziału na dostawców i odbiorców. Wymagane minimum informacji to symbol i nazwa. W przypadku wystawienia faktury sprzedaży dane te muszą być uzupełnione o adres i NIP kontrahenta. Informacje te znajdą się na wydruku dokumentu. Zaznaczenie opcji Lista podręczna powoduje dopisanie do rozwijanej listy symboli kontrahentów, obecnej na formatkach dokumentów handlowych. Po zaznaczeniu zakładki Adresy lub Konta bankowe nową pozycję dodajemy klawiszem [INS] lub przyciskając ikonę z krzyżykiem. W zakładce Informacje handlowe możemy zdefiniować domyślny rabat i rodzaj cennika stosowany w przypadku wystawiania kontrahentowi dokumentu sprzedaży. Zakładka

E- mail/ www służy zbieraniu informacji o adresach internetowych i telefonach związanych z kontrahentem. Adresy internetowe i telefony do konkretnych pracowników kontrahenta zapisujemy przy okazji wprowadzania i edycji reprezentantów. Do kontrahenta można można dołączyć dowolną ilość notatek.

Wyszukiwanie kontrahentów według różnych kryteriów – Na formatce z listą kontrahentów znajduje się ikona szukaj (Ctrl+F) służąca do złożonego wyszukiwania kontrahentów według różnych kryteriów. Możemy wybierać według kilku dodanych do listy kryteriów. W przypadku często używanego zestawu kryteriów możemy go zapamiętać.

Reprezentanci

Lista wszelkich osób z którymi mamy kontakt. Zwykle każdy reprezentant związany jest z jednym kontrahentem. Czasami jednak zdarza się, że jedna osoba pełni różne funkcje w kilku firmach. W naszym systemie zezwalamy, by jedna osoba dołączona była jako reprezentant do różnych kontrahentów. Możliwa też jest sytuacja, kiedy reprezentant nie jest przyporządkowany do żadnego kontrahenta. Informacje jakie zbieramy to numery telefonów, adresy poczty elektronicznej ewentualnie adresy stron www. Pozostałe informacje możemy zapisać w polu notatki.

Kontakty

Lista kontaktów użytkowników systemu z klientami. Każdy kontakt zawiera między innymi informację o firmie, osobie z którą mieliśmy do czynienia oraz notatkę dotyczącą poruszanych spraw. Kontakty możemy podzielić na te które miały już miejsce (o statusie wykonane) oraz na kontakty przyszłe (status umówione lub planowane). Nieocenione narzędzie pozwalające kontrolować na bieżąco działalność firmy.

Towary i usługi

Lista towarów i usług zawiera dane domyślne dla dokumentów handlowych. System umożliwia podanie czterech cen towarów. Ceny te będą użyte jako domyślne przy wystawianiu faktur sprzedaży. Istotne jest określenie czy pozycja jest usługą, czy towarem. Opis usługi można edytować przy wystawianiu faktury, w przypadku towaru możliwość ta jest zablokowana.

Kod kreskowy – umożliwia wybór towarów do faktury lub paragonu za pomocą czytnika kodów kreskowych. Kod najlepiej jest wprowadzić sczytując go czytnikiem z etykietki.

Symbol towaru lub usługi nadajemy indywidualnie wg zasad przyjętych w firmie. Pole symbol P/N służy do wprowadzenia symbolu produktu nadanego mu przez producenta. Ponieważ symbol P/N zwykle umieszczany jest na każdym egzemplarzu towaru ułatwi nam to identyfikację i wyszukanie pozycji w naszej bazie towarów. Pole symbol PKWiU służy wprowadzeniu kodu klasyfikacji statystycznej wyrobu lub usługi. W przypadku sprzedaży ze stawką podatku VAT niższą niż podstawowa, symbol ten pojawi się na fakturze.


Środki trwałe

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Umożliwia tworzenie planu amortyzacji i jego aktualizację w przypadku zmiany wartości środka trwałego lub parametrów

amortyzacji. Program pozwala na równoległe generowanie dwóch planów amortyzacji o różnych parametrach. Sposób amortyzacji bilansowej podlega regułom ustalonym przez firmę, reguły amortyzacji podatkowej zaś określone są w przepisach o podatku dochodowym. Jeżeli reguły te są różne dla właściwego obliczenia podstawy podatku dochodowego musimy stosować obydwa rodzaje amortyzacji równolegle. By uchronić się przed przypadkową zmianą wartości amortyzacji w już zaksięgowanych okresach, zalecamy skorzystanie z opcji blokady okresu. Plan amortyzacji dla zablokowanych okresów nie będzie już aktualizowany. W przypadku popełnienia jakiegoś błędu możemy odblokować ostatnio zablokowany okres i dokonać poprawek.

Definiowanie parametrów i planu amortyzacji

Szczegółowy plan amortyzacji obejmujący wartość amortyzacji w każdym okresie aż do jego całkowitego umorzenia generowany jest na podstawie wcześniej zdefiniowanych parametrów amortyzacji. Sposób postępowania w przypadku amortyzacji bilansowej i podatkowej jest taki sam. Parametry planu amortyzacji definiujemy podając w tabelce roczny procent amortyzacji, współczynnik amortyzacji i okres, od którego wprowadzone parametry obowiązują. W przypadku zmiany wartości środka trwałego w wyniku ulepszenia czy aktualizacji jego wartości, wprowadzamy kolejny zapis definiujący nowe parametry i okres, od którego będą one obowiązywać. Po każdej zmianie parametrów przyciskiem [Generuj plan] tworzymy aktualny plan amortyzacji dla środka trwałego.

Lokalizacja i użytkownicy środka trwałego

Przechowujemy tu informację o aktualnym miejscu użytkowania środka trwałego i osobie lub grupie osób odpowiedzialnych za niego. Możliwe lokalizacje i użytkownicy muszą być wcześniej zdefiniowane (Definicje->lokalizacje, Definicje->użytkownicy). W przypadku zmiany lokalizacji lub użytkownika w odpowiedniej zakładce dodajemy kolejną pozycję z aktualnymi danymi. Data zmiany pozwala nam w prosty sposób przejrzeć historię konkretnego środka trwałego.

Dokumenty

Miejsce rejestracji wszystkich dokumentów oraz tworzenia dokumentów generowanych przez firmę.

Rejestracja dokumentów

Służy rejestracji wszelkich dokumentów wpływających na rozliczenia finansowe. Dokumenty generowane przez system (faktury VAT sprzedaży) rejestrowane są automatycznie. Dokumenty otrzymane z zewnątrz musimy wprowadzić ręcznie.

Po wybraniu opcji Nowy dokument mamy przed sobą zakładkę służącą do zapisania ogólnych informacji o dokumencie. Wybieramy z rozwijanej listy zdefiniowany wcześniej rodzaj dokumentu, następnie wprowadzamy numer własny dokumentu. W przypadku dat domyślnie wstawiana jest data systemowa. Po zmianie daty dokumentu domyślnie zmienia się również data operacji, ustawiając się na ten sam dzień. Data operacji może być później zmieniona ręcznie, ale pamiętajmy, że każda zmiana daty dokumentu zmieni również datę operacji. Z datą, pod którą planujemy zaksięgować dokument, powiązany jest numer okresu rozliczeniowego. Kontrahenta wybieramy z rozwijanej listy zawierającej firmy, z zaznaczoną opcją Lista podręczna. Możemy też wpisać fragment symbolu kontrahenta, wtedy pełna lista zostanie przefiltrowana wg wpisanych znaków. Możemy również za pomocą ikonki wyświetlić listę wszystkich kontrahentów i z niej dokonać wyboru.

W polu archiwum domyślnie pojawia się opcja NOARCH czyli brak zdefiniowanego archiwum. Po wybraniu archiwum w którym umieszczony jest dokument i zaznaczeniu opcji Nadaj symbol w archiwum, zostanie nadany numer. Struktura numeru to symbol archiwum/numer okresu/kolejny numer w okresie.

Zakładka Kontrola rachunkowa/Rejestry VAT .W tej zakładce przeprowadzamy kontrolę rachunkową dokumentu i w przypadku dokumentów powodujących rozliczenia podatku VAT, wprowadzamy wartości do odpowiednich rejestrów. W tabelce dotyczącej stawek podatku VAT wystarczy wpisać jedną z wartości a pozostałe przeliczą się automatycznie. Wartość dokumentów niezwiązanych z rozliczeniami VAT wprowadzamy w pozycji Inne. Podsumowanie kalkulacji kontroli stawek VAT przenosi się automatycznie do pierwszej linii rejestrów VAT. Rejestr VAT wybieramy z rozwijanej listy. Data VAT domyślnie pobierana jest z pozycji Data Księgowania i możemy ją później zmienić. Data VAT decyduje, w jakim okresie wartości wprowadzone zostaną do rejestru. Możemy wprowadzać dane do dowolnej liczby rejestrów. W przypadku faktur sprzedaży wystawianych w systemie, zapisy w rejestrach generowane są automatycznie.

Zakładka Dekretacja k.p.i r pozwala nam wprowadzić wartości do podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz jeśli zdecydowaliśmy się na bardziej szczegółowe rozbicie wg typów operacji, umożliwi nam wykonywanie takich zestawień. Możemy dokonać dowolnej ilości dekretacji. W KPiR wpisy dotyczące tej samej kolumny księgi zostaną zsumowane. W polu Opis operacji domyślnie wstawiany jest opis wybranego rodzaju operacji z pierwszej linijki dekretacji. Opis ten możemy dowolnie edytować. Do czasu zaksięgowania dokumentu numer pozycji w księdze nie jest nadany i posiada oznaczenie „-1”.

Zakładka Płatności – służy do rejestracji zapłat za dokument. Nową płatność dodajemy [+]. W przypadku gdy chcemy rozliczyć od razu cały dokument lub kwotę pozostałą do rozliczenia używamy przycisku [Rozlicz dokument]. Przycisku tego możemy również użyć do rozliczenia dokumentów nie związanych z żadnymi płatnościami (np. wyciągi bankowe, itp.)

Wydruk dokumentu – Przycisk [Drukuj dokument] umożliwia wydruk wszystkich danych o dokumencie lub o wszystkich widocznych dokumentach.

Trzy statusy dokumentu:

1. Zapisany – dokument nie wchodzi do zestawień, można go edytować.

2. Zatwierdzony - dane z dokumentów wchodzą do wszystkich zestawień testowych z opcją „zatwierdzone i zaksięgowane” Możemy uzyskać tu symulację zestawień i raportów zawierających dane z dokumentów o statusie zaksięgowany i zatwierdzony. Dokumentu nie można edytować. W celu edycji należy użyć przycisku [Odblokuj] [Ctrl+U],dokument otrzymuje status „zapisany”.

3. Zaksięgowany – zaksięgowanie dokumentu powoduje ostateczne wprowadzenie danych do ksiąg i zablokowanie dokumentu do edycji.

Jedynym wyjątkiem jest zakładka [Płatności] którą można edytować zawsze.

Dokumenty sprzedaży

Faktura sprzedaży VAT - W zakładce wybieramy podstawowe parametry faktury. Z rozwijanej listy wybieramy linię fakturową, wg której zostanie nadany numer. Wskazujemy cennik z którego pobrane zostaną domyślne ceny do pozycji faktury. Ceny możemy później edytować. Zmiana cen może nastąpić również w wyniku zastosowania rabatów. Przewidziano dwa rodzaje rabatów: rabat ogólny obejmujący każdą pozycję faktury i rabat dodatkowy dla pojedynczej pozycji. Jeśli użyjemy obu typów, udzielony rabat dla każdej pozycji będzie sumą rabatu ogólnego i rabatu dodatkowego. Rodzaj odsetek karnych wybieramy z rozwijanej listy. Opis zamówienia to pole, które pojawi się na wydruku faktury i zwykle umieszczamy tam numer i datę zamówienia. Sposób płatności wybieramy z listy a termin można ustalić jako ilość dni od daty wystawienia faktury lub konkretną datę. Dodatkowe informacje to pole tekstowe do przekazania kontrahentowi dodatkowych informacji, np. szczegółowa informacja o wykonanej usłudze, informacja o gwarancji itp.

Pozycje faktury dodajemy klawiszem [INS] lub ikoną z znakiem +. Dane dotyczące wybranej pozycji można edytować. W przypadku, gdy przedmiotem sprzedaży jest usługa, możemy również edytować nazwę. Do wczytania pozycji można również użyć czytnika kodów kreskowych.

Numer faktury nadawany jest w momencie zapisania dokumentu. System kontroluje chronologię wystawiania dokumentów i nie pozwoli na wystawienie faktury z datą wcześniejszą niż data ostatniej faktury z wybranej linii fakturowej.

Fakturę drukujemy przyciskając ikonę z obrazkiem drukarki. Jeżeli dokument nie był wcześniej zapisany, stanie się to automatycznie. Przy wydruku duplikatu faktury musimy dodatkowo podać datę wystawienia, domyślnie proponowana jest data systemowa.

Faktura korygująca – Korektę można wystawić tylko do istniejącej faktury. Przyciskiem [Korekta do faktury] lub [Ctrl+K] tworzymy nową fakturę korygującą. W zakładce Faktura korygująca wybieramy linię fakturową, datę korekty oraz podajemy przyczynę korekty.

Zakładka Korekty podzielona jest na dwie części. W górnej widzimy tabelkę ze wszystkimi pozycjami korygowanej faktury. Klikając na pozycję którą chcemy korygować, przenosimy ją do dolnej części. Możemy skorygować ilość, cenę i stawkę VAT. Wartości sumaryczne korekty program wyliczy automatycznie.

Faktura proforma – jest dokumentem tylko pomocniczym i nie jest automatycznie prowadzana do rejestru dokumentów. Można ją wykorzystać do wstępnego przygotowania faktury sprzedaży. Po naciśnięciu przycisku [Pro forma ->faktura] wchodzimy do edycji już jako faktury sprzedaży.

Remanenty

Wspomaga proces tworzenia remanentu. Po wybraniu [Nowy] plusikiem lub [Ins] dodajemy kolejne pozycje towarowe, domyślnie wprowadzana jest bazowa cena sprzedaży określona w kartotece towarów.

Paragony

System umożliwia obsługę sprzedaży detalicznej. Paragony mogą być drukowane na podłączonej do komputera drukarce fiskalnej. Model drukarki wybieramy w menu (System -> Ustawienia globalne -> zakładka ustawienia drukarki fiskalnej). System umożliwia wybór towarów za pomocą czytnika kodów kreskowych. Edycję nowego paragonu uaktywniamy przyciskiem [Nowy] lub [Ctrl+N] z klawiatury. Pojawia się okno edycji paragonu. Jeżeli dysponujemy czytnikiem kodów kreskowych możemy automatycznie dodawać pozycje sczytując kod kreskowy z opakowania. Możemy również wprowadzić kod ręcznie i zatwierdzić klawiszem [enter]. Odpowiednia pozycja towarowa zostanie wybrana z bazy i wprowadzona do paragonu. Ceny pobierane są z pozycji Cena bazowa cennika. Domyślnie wprowadzana ilość towaru wynosi 1. Jeżeli chcemy zmienić ilość można użyć klawisza [F2] który przeniesie nas do edycji ilości lub uaktywnić pole ilość za pomocą myszy. Pozycje można również dodawać przyciskiem [+] wybierając ją z listy towarów i usług. Po dodaniu wszystkich pozycji drukujemy paragon przyciskiem [Drukuj]. Po wydrukowaniu paragon jest już zapamiętany i zablokowany do edycji. Do paragonu możemy wystawić fakturę VAT- przycisk [Faktura]. W fakturze uwzględnione są wszystkie pozycje paragonu. Wystawienie faktury powoduje, że paragon nie będzie uwzględniony w zbiorczym raporcie dobowym. Na koniec dnia księgujemy wszystkie paragony tworząc raport dobowy, przycisk [Rap. Dob.]. Raport dobowy rejestrowany jest w module rejestracji dokumentów. Zapisy w rejestrach VAT, i dekretacje do k.p.i r. generowane są automatycznie. Należy pamiętać, że faktury możemy wystawiać tylko do niezaksięgowanych paragonów.

Dokumenty magazynowe

Dokument przyjęcia PZ służy do wprowadzania towarów do magazynu. Jednym dokumentem możemy wprowadzić towary tylko do jednego magazynu. Pozycje dodajemy wybierając je z listy towarów. Można wprowadzić ten sam towar kilkakrotnie z różnymi cenami.

Dokument Przesunięcia MM umożliwia przeniesienie towarów z jednego magazynu do drugiego. W pierwszym kroku tworzymy listę towarów do przeniesienia. Gdy lista towarów wraz ze specyfikacją ich ilości jest gotowa, wybieramy strategię przenoszenia towarów i uruchamiamy funkcję Generuj dokument. Program automatycznie dokonuje wyceny przenoszonych towarów.

Dokument Wydania WZ służy do wydania z magazynu wcześniej zafakturowanych towarów. Wystawiając dokument musimy zdecydować z którego magazynu będziemy wydawać towary oraz wybrać fakturę dokumentującą ich sprzedaż. Przycisk Pobierz pozycje z faktury tworzy nam listę sprzedanych towarów. Jeśli w magazynie brakuje wymaganej ilości towaru, wprowadzana jest ilość dostępna, a w kolumnie Brakuje wyświetlana jest różnica. Przycisk Generuj dokument dokonuje wyceny wydanych towarów. Do jednej faktury można wystawić wiele dokumentów WZ.

Zestawienia

Możemy tu przeglądać i drukować stany magazynowe konkretnych magazynów lub wszystkich razem. Dostępne tu są również wszystkie raporty generowane przez system. Mamy też do dyspozycji moduł do generowania deklaracji podatkowych.

Deklaracje

System umożliwia generowanie deklaracji podatkowych. Każda deklaracja może zostać zapamiętana pod dowolnie nadaną nazwą. Sugerujemy nadawanie nazw związanych z okresem rozliczeniowym którego dotyczy. Deklaracje możemy dodawać na dwa sposoby. Jeśli tworzymy deklarację po raz pierwszy używamy przycisku [Nowy] i z listy wybieramy typ deklaracji. Każda zakładka odpowiada jednej stronie deklaracji. Pole Data wypełnienia jest polem pomocniczym i nie jest powiązane z datą wprowadzoną na deklaracji. Pole to musimy na deklaracji wypełnić oddzielnie. Znacznik [Przeliczaj automatycznie] powoduje, że pola deklaracji które są wyliczane na podstawie danych z innych pól wypełniane są automatycznie. W przypadku braku zaznaczenia tej opcji wartości nie są wyliczane, możemy wprowadzić je ręcznie. Nową deklarację można też utworzyć na podstawie już istniejącej. Podświetlamy właściwą deklarację na liście i przyciskamy przycisk [Utwórz na podstawie]. Utworzona zostanie nowa deklaracja zawierająca wszystkie dane z poprzedniej.

Raporty VAT

Zestawienie rejestrów VAT – Podsumowanie zapisów w rejestrach VAT za wybrany okres. Na podstawie tego raportu wypełniamy deklarację VAT.

Zapisy w rejestrach VAT – Lista zapisów w rejestrach VAT. Możemy wybrać rejestry dla których chcemy zrobić wydruk.

Dekretacje do rejestrów VAT – Wydruk pomocniczy pokazujący, jak wprowadzano do rejestrów VAT dokumenty z danego archiwum.

Raporty księgowe – k.p. i r.

Wydruk księgi przychodów i rozchodów za określony miesiąc, w sytuacji gdy robimy wydruk próbny obejmujący również dokumenty tylko zatwierdzone, nie będą one miały nadanych numerów w księdze.

Podsumowanie miesięczne księgi podatkowej - Podsumowanie kolumn księgi podatkowej za określony okres. Obejmuje podsumowanie za poprzednie okresy, za bieżący okres oraz narastająco na koniec bieżącego okresu.

Podsumowanie miesięczne wg rodzaju operacji – Podsumowanie wg rodzaju operacji. Obejmuje podsumowanie za poprzednie okresy, za bieżący okres oraz narastająco na koniec bieżącego okresu.

Stany magazynowe

Możemy tu przeglądać i drukować raporty dotyczące stanów magazynowych. Możemy przeglądać stany pojedynczych magazynów lub wszystkich razem. Możemy też wydrukować stan magazynu na konkretny dzień.

Rejestracja programu

Rejestracja programu umożliwia dostęp do uaktualnień programu, oraz innych udogodnień dostępnych dla użytkowników serwisu Lefthand. Każdy zainstalowany program jest legalny dopiero po dokonaniu jego rejestracji.

Aby dokonać rejestracji należy pobrać na naszej stronie odpowiedni dla posiadanego przez nas programu klucz. System www pozwoli na pobranie klucza tylko dla posiadanego przez użytkownika typu programu.

Przed rejestracją najpierw należy założyć konto w serwisie Lefthand. W tym celu:

1. przechodzimy do strony http://www.lefthand.com.pl,

2. podajemy nasze dane umożliwiające rozpoznanie nas w systemie,

3. wybieramy nazwę użytkownika oraz hasło,

4. zaznaczmy opcje dotyczące przesyłania materiałów informacyjnych i reklamowych.

Po utworzeniu konta możemy się zalogować wpisując nazwę użytkownika oraz hasło, dzięki temu będziemy mieli dostęp do dodatkowych opcji w serwisie Lefthand: licencje, informacje, pobierz uaktualnienia.

W celu zarejestrowania naszego programu wybieramy opcje Zarejestruj program z menu System.

W okienko wpisujemy klucz, który otrzymaliśmy w serwisie Lefthand. 

<>Przy pobieraniu uaktualnień należy pamiętać, że będą one działać tylko z tymi wersjami programu, które zostały zarejestrowane.