System

Grupa funkcji administracyjnych obsługuje ustawienia systemu, zarządza użytkownikami i ich uprawnieniami, pozwala dokonać rejestracji programu.

Ustawienia globalne

Definiujemy tu podstawowe parametry dotyczące całego systemu:

Podpisy pod ikonami – zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie opisu określającego funkcję realizowaną przez ikonę. Wraz z pojawieniem się opisu zwiększa się znacznie jej wielkość. Czasami pasek z dużymi ikonami nie mieści się na kranie, w tej sytuacji po naciśnięciu przycisku znajdującego na końcu paska ikon oznaczonego znakiem [>>] pojawi się lista pozostałych ikon.

Kiedy poznamy już dobrze układ i przeznaczenie ikon możemy zrezygnować z wyświetlania podpisów pod ikonami. W obu sytuacjach po wskazaniu myszą ikony w dolnej części formatki pojawi się jej opis i skrót klawiszowy pozwalający uruchomić funkcję bezpośrednio z klawiatury.

Zapisuj stan filtrów – zaznaczenie tej opcji powoduje zapamiętanie przez system wartości wpisanych do filtrów wyszukiwania. Będą one domyślnie uwzględnione przy ponownym otwarciu formatki.

Czcionka systemowa – w przypadku problemów z wyświetlaniem polskich znaków możemy dobrać odpowiednią czcionkę używaną przez program. Ekrany programu są zoptymalizowane do rozmiaru czcionki 10 i nadmierne zwiększanie rozmiaru może uniemożliwić wyświetlenie całości napisów.

Styl – systemy Windows i Linux posiadają wbudowane style, pozwalające na zmianę szaty graficznej interfejsu programu. Ilość możliwych do użycia styli zależy od od konkretnego systemu operacyjnego.

Użyj podziału stron – Część formatek zawiera listy danych (np. lista kontrahentów czy dokumentów) W przypadku bardzo dużej ilości danych zwykle nie ma potrzeby pobierania i wyświetlania pełnej listy pozycji. Zaznaczenie opcji powoduje wyświetlenie danych w partiach (stronach). Ilość pozycji na jednej stronie możemy dowolnie zdefiniować. Użycie tej opcji jest szczególnie wskazane przy łączeniu się ze zdalną bazą danych np. poprzez połączenie internetowe.

Zamykaj przy zapisywaniu – zaznaczenie tej opcji powoduje zamknięcie formatki po zapisaniu edytowanych danych. W przeciwnym przypadku do zamknięcia formatki musimy użyć ikony zamknij

Zakładka ustawienia przeglądarki -ustawiamy tu domyślną przeglądarkę i klienta poczty.
Zakładka towary usługi – definiujemy domyślną jednostkę miary i stawkę podatku VAT.

Zakładka dokumenty sprzedaży – ustawiamy tu opcje dokumentów sprzedaży.

Zakładka stany magazynowe – ustawiamy opcje wydruku stanów magazynowych.

Zakładka rok obrotowy (Pełna Księgowość)– Wybieramy tu aktualny dla systemu rok obrotowy. W zależności od potrzeb możemy dowolnie zmieniać bieżący rok obrotowy. Od wybranego roku zależy plan kont z którym pracujemy, możliwość wprowadzania dokumentów z określoną datą księgowania oraz dane prezentowane przez zestawienia i wydruki.

Zakładka ustawienia drukarki fiskalnej – wybieramy model drukarki fiskalnej podłączonej do komputera, parametry ustawiamy wg zaleceń instrukcji.

Użytkownicy

Każdy użytkownik systemu, aby uzyskać do niego dostęp, musi się wcześniej zalogować, podając swój login i hasło. Początkowo zdefiniowany jest tylko administrator systemu, posiadający login admin bez zdefiniowanego hasła. Każdemu użytkownikowi przypisujemy unikalny login, hasło i zdefiniowaną wcześniej rolę.

Rejestracja programu

Służy wprowadzeniu otrzymanego w czasie rejestracji klucza programu.

Import danych z wersji 1.3.X

Możemy zaimportować dane z poprzedniej wersji systemu. Po imporcie nie będziemy mieli już możliwości edycji zaimportowanych danych. Istotne jest, by przed dokonaniem importu upewnić się, że wszystkie dane są poprawne.

Role użytkowników

Rola jest to zbiór uprawnień do dokonywania różnych operacji w systemie. Definiowanie ich powinno podlegać administratorowi systemu. Uaktywnienie określonej listy praw powoduje, że tylko te elementy systemu będą dostępne dla użytkownika, któremu przypiszemy tę rolę. Pozostałe elementy będą niewidoczne lub nieaktywne. Nadawanie i odbieranie praw polega na przenoszeniu uprawnienia z jednej listy do drugiej za pomocą kliknięcia na niej myszą.

Utwórz kopię zapasową danych

Opcja ta służy wykonaniu kopii awaryjnej bazy danych firmy. Kopię można utworzyć w dowolnym momencie pracy z programem, jednak zaleca się wykonać ją po zakończeniu pracy z programem przez wszystkich użytkowników.

Definicje

Definiujemy tu w miarę stałe elementy systemu. Dostęp do nich powinien być w ograniczony do użytkowników mających uprawnienia do podejmowania kluczowych decyzji o strukturze systemu..

Dane firmy

Wprowadzone dane firmy są umieszczane na wydruku dokumentów i raportów generowanych przez system. Do wydruku faktury niezbędne są dane o nazwie firmy, adresie, numerze NIP i numerze konta bankowego. Raporty opatrzone są w nagłówku nazwą firmy.

Kraje

Przygotowujemy listę krajów z którymi mamy lub spodziewamy się mieć kontakty handlowe. W przypadku kraju należącego do Unii Europejskiej należy zaznaczyć opcję Kraj unijny.

Typy numerów telefonów

W przypadku zbierania danych o kontrahentach firmy i ich reprezentantach możemy zapisać dowolną ilość przyporządkowanych im numerów telefonów. Każdemu numerowi przyporządkowujemy opis wskazujący jego typ (np. stacjonarny, komórkowy itp.).

Rodzaje cech

Cechy są systemem segregowaniu i wyszukiwaniu kontrahentów według zdefiniowanych wcześniej kryteriów (cech). Logicznie powiązane ze sobą cechy grupowane są w zdefiniowane wcześniej rodzaje cech. Rodzaje cech i należące do nich cechy możemy definiować całkowicie dowolnie kierując się specyfiką działania firmy. Nowe cechy dodajemy po wejściu w tryb edycji konkretnego rodzaju cechy. Drzewko obrazujące strukturę cech widzimy w dolnej części formatki. Możemy zaznaczyć tu cechy, które będą domyślnie nadawane nowym kontrahentom wprowadzonym przez użytkownika. To samo drzewko pojawi nam się przy przeglądaniu informacji o kontrahencie w zakładce cechy. Nadawanie i odbieranie cech realizujemy poprzez naznaczenie lub odznaczenie właściwego kwadracika.

Typy kontaktów

System zbiera informację o historii kontaktów z kontrahentami jak i kontaktach planowanych w przyszłości. W zależności od potrzeb możemy zdefiniować dowolną ilość typów identyfikujących konkretny kontakt. W przypadku typów określających kontakty mające odbyć się w przyszłości możemy zdecydować, czy system ma przypominać o nadejściu terminu kontaktu.

Rodzaje kontaktów

Dodatkowy wcześniej zdecydowany opis kontaktu (np. telefoniczny, e-mail).

Miasta

Domyślna lista miast.

Waluty

Przygotowujemy listę walut używanych w programie. W przypadku waluty krajowej należy zaznaczyć opcję Waluta lokalna.


Kartoteki

Grupujemy tu informacje, których ilość może rozrastać się w szybkim tempie. Możliwość dodawania nowych danych przyznana jest wielu użytkownikom.

Kontrahenci

Zbieramy dane o wszystkich kontrahentach firmy. Nie stosujemy podziału na dostawców i odbiorców. Wymagane minimum informacji to symbol i nazwa. W przypadku wystawienia faktury sprzedaży dane te muszą być uzupełnione o adres i NIP kontrahenta. Informacje te znajdą się na wydruku dokumentu. Zaznaczenie opcji Lista podręczna powoduje dopisanie do rozwijanej listy symboli kontrahentów, obecnej na formatkach dokumentów handlowych. Po zaznaczeniu zakładki Adresy lub Konta bankowe nową pozycję dodajemy klawiszem [INS] lub przyciskając ikonę z krzyżykiem. W zakładce Informacje handlowe możemy zdefiniować domyślny rabat i rodzaj cennika stosowany w przypadku wystawiania kontrahentowi dokumentu sprzedaży. Zakładka

E- mail/ www służy zbieraniu informacji o adresach internetowych i telefonach związanych z kontrahentem. Adresy internetowe i telefony do konkretnych pracowników kontrahenta zapisujemy przy okazji wprowadzania i edycji reprezentantów. Do kontrahenta można można dołączyć dowolną ilość notatek.

Wyszukiwanie kontrahentów według różnych kryteriów – Na formatce z listą kontrahentów znajduje się ikona szukaj (Ctrl+F) służąca do złożonego wyszukiwania kontrahentów według różnych kryteriów. Możemy wybierać według kilku dodanych do listy kryteriów. W przypadku często używanego zestawu kryteriów możemy go zapamiętać.

Reprezentanci

Lista wszelkich osób z którymi mamy kontakt. Zwykle każdy reprezentant związany jest z jednym kontrahentem. Czasami jednak zdarza się, że jedna osoba pełni różne funkcje w kilku firmach. W naszym systemie zezwalamy, by jedna osoba dołączona była jako reprezentant do różnych kontrahentów. Możliwa też jest sytuacja, kiedy reprezentant nie jest przyporządkowany do żadnego kontrahenta. Informacje jakie zbieramy to numery telefonów, adresy poczty elektronicznej ewentualnie adresy stron www. Pozostałe informacje możemy zapisać w polu notatki.

Kontakty

Lista kontaktów użytkowników systemu z klientami. Każdy kontakt zawiera między innymi informację o firmie, osobie z którą mieliśmy do czynienia oraz notatkę dotyczącą poruszanych spraw. Kontakty możemy podzielić na te które miały już miejsce (o statusie wykonane) oraz na kontakty przyszłe (status umówione lub planowane). Nieocenione narzędzie pozwalające kontrolować na bieżąco działalność firmy.

Rejestracja programu

Rejestracja programu umożliwia dostęp do uaktualnień programu, oraz innych udogodnień dostępnych dla użytkowników serwisu Lefthand. Każdy zainstalowany program jest legalny dopiero po dokonaniu jego rejestracji.

Aby dokonać rejestracji należy pobrać na naszej stronie odpowiedni dla posiadanego przez nas programu klucz. System www pozwoli na pobranie klucza tylko dla posiadanego przez użytkownika typu programu.

Przed rejestracją najpierw należy założyć konto w serwisie Lefthand. W tym celu:

1. przechodzimy do strony http://www.lefthand.com.pl,

2. podajemy nasze dane umożliwiające rozpoznanie nas w systemie,

3. wybieramy nazwę użytkownika oraz hasło,

4. zaznaczmy opcje dotyczące przesyłania materiałów informacyjnych i reklamowych.

Po utworzeniu konta możemy się zalogować wpisując nazwę użytkownika oraz hasło, dzięki temu będziemy mieli dostęp do dodatkowych opcji w serwisie Lefthand: licencje, informacje, pobierz uaktualnienia.

W celu zarejestrowania naszego programu wybieramy opcje Zarejestruj program z menu System.

W okienko wpisujemy klucz, który otrzymaliśmy w serwisie Lefthand. 

<>Przy pobieraniu uaktualnień należy pamiętać, że będą one działać tylko z tymi wersjami programu, które zostały zarejestrowane.